Бизнес ассистент / менеджер (координатор) проектов

Вакансия от собственника и генерального директора. Пожалуйста, читайте внимательно, когда составлял вакансию, постарался в ней отразить максимум важной для кандидата информации.

ФУНКЦИОНАЛ

Формулирование задач, сбор требований

• Задача должна быть: конкретной, с измеримым результатом, достижима, актуальна, ограничена сроком исполнения
• Конкретная, значит что есть понимание идеального конечного результата
• Измеримая - можно однозначно оценить результат, достигнут он или нет и насколько качественно
• Достижима - постановщик или исполнитель задачи должен понимать, какой набор шагов надо выполнить чтобы получить результат
• Наполнена информацией - к задаче прилагается вся информация, которая может быть полезна для решения задачи
• Актуальна - состековаться с положением связанных проектов, ситуацией в компании, ситуацией на рынке и тп

Оформление задач в трекере задач Jira

• Название задачи кратко но однозначно понятно, формулируется в форме "Сделать то то" - пр Открыть новый филиал, Сделать ремонт и тп
• Заполнены все! доступные для заполнения поля
• Развернуто описан идеальный конечный результат, который хочет получить заказчик
• Проставлены достижимые сроки, в соответствии с приоритетами
• Отмечены связанные задачи
• Отметить участников задачи и соисполнителей
• Оценить трудозатраты на задачу в часах
• Для сложных задач сфорулирован чек лист

Сбор обратной связи от сотрудников

• После каждого собрания собрана обратная связь от сотрудников о принятии задачи к исполнению
• Подтверждены сроки решения, трудозатраты, отмечены связанные задачи и соисполнители
• Синхронизация по идеальному конечному результату
• Предложение помощи, убедиться что нет сложностей, если есть то зафиксировать их
• Организация эффективной коммуникации внутри компании, переадресация запросов к нужным адресатам
• Если сложности такие, что их нельзя решить самостоятельно, необходимо обратиться к руководителю направления

Контроль исполнения

• В зависимости от приоритета, запрашивать актуальный статус по задаче ежедневно, раз в два дня, раз в неделю, по сроку в задаче
• Проверка корректного ведения задач сотрудниками
• Оценка промежуточных результатов, корректировки по ходу решения задачи
• Отслеживание взаимосвязей с другими задачами и процессами, информирование команды в случае выявления изменений

Ведение проектной документации

• Оформление проектов - это большая задача разделенная на несколько связанных между собой задач
• Оформление паспорта проекта - цели, метрики успеха, план проекта со сроками, ролями и исполнителями и тп
• Фиксация результатов проекта, их анализ, оценка результатов, выявление сильных и слабых решений в проекте
• Ведение метрик проектов - отчеты о соблюдении сроков, объеме выполненной работы, качестве и достигнутых результатов
• Ведение метрик сотрудников - отчеты о соблюдении сроков, объеме выполненной работы, качестве и достигнутых результатов по сотрудникам

Обучение руководителей работе в Jira и других инструментах

• Ведение базы знаний с инструкциями и видеоуроками
• Аттестация сотрудников на предмет навыков использования Jira, системы работы с задачами
• Мастер классы по работе с задачами раз в неделю два часа для всех желающих
• Поддержка в чате по работе с ИТ системами

ИНСТРУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ
(обучим в работе)

0) Google Sheets / Excel / Word
1) Jira Softwawe: управление своими задачами; управление бизнес командами по Scrum; автоматизированные БП в ОД;
2) Jira Service Desk: управление инцидентами во всех подразделениях компаний;
3) Notion: порталы подразделений, регламенты, инструкции, шаблоны проектов;
4) Amo CRM: работа отдела продаж с заявками корп клиентов
5) Сакура (свое ПО): HRM система - новости, личное дело, под отчет, ТМЦ, КДП, информирование, процессы подбора, тестирования и адаптации персонала, справочник сотрудников, система грейдирования, расчет ЗП по KPI, аналитика операционной деятельности
6) Foquz (свое ПО): проведение опросов и маркетинговых исследований, автоматизация прямого маркетинга, автоматизация контроля качества работы по точкам контакта, справочник клиентов с сегментацией по любым признакам, сбор отзывов из разных источников; поиск точек роста в ответах клиентов и сотрудников
7) iiko - ERP система для ресторанного и пищевого бизнеса
8) 1С - бухгалтерская система
9) FreshDoc - автоматизация работы с договорами
10) Power BI - аналитическая система для работы с большими данными
11) Я. Метрика - анализ UX/UI сайта, источников трафика, отказов, аудитории, эффективности РК
12) ЛК Я.Директ - анализ эффективность РК

ПОЖЕЛАНИЯ К КАНДИДАТУ

1) Умение быстро переключаться между задачами поддерживая высокий темп
2) Быстрая самообучаемость
3) Твердые навыки проектного управления
4) Продвинутый пользователь ПК и мобильных приложений
5) Регулярное саморазвитие как ценность
6) Навыки планирования и реализации планов
7) Эмоциональный интеллект
8) Навыки ведения деловых переговоров
9) Навыки организации и проведения деловых встреч
10) Навыки слепой печати от 180 сим / мин
11) Навыки работы с майнд картами
12) Не бояться ошибаться, а делать работу над ошибками и постоянно расти
13) Критическое мышление
14) Регулярное чтение книг
15) Структурирование информации
16) Понимание сущности бизнес процесса

ГРАФИК РАБОТЫ

РАБОТА В ОФИСЕ ПОЛНЫЙ ДЕНЬ 5/2 с 10 до 19

На связи все будни круглосуточно (важно, но обсуждаемо)
График может быть гибкий, но в любом случае полный день 5/2
Выходные сб и вск

ОФисы в двух локациях: м. Горчакова и м. Павелецкая

УРОВЕНЬ З/П ЗАВИСИТ ОТ УРОВНЯ ПОДГОТОВКИ КАНДИДАТА

Рассмотрим как перспективного начинающего специалиста с небольшим опытом, но готового развиваться, так и опытного ассистента обладающего всеми перечисленными навыками и компетенциями.

ПРОСЬБА К КАНДИДАТАМ

Если Вы прочитали внимательно вакансию и раздел о Компании, вам все понятно и есть желание присоединиться к нашей команде, прошу Вас сформулировать и написать в ответном письме несколько вопросов, которые у вас возникли при рассмотрении данной вакансии.

Так же будет здорово, если напишите почему на Ваш взгляд эта вакансия Вам подходит.

Спасибо! Время - самый ценный ресурс!