Для официального найма сотрудника индивидуальным предпринимателем в Москве необходимо последовательно выполнить ряд действий, соответствующих федеральному законодательству. Процедура едина для всех регионов России, включая Москву.
Основные шаги для оформления первого сотрудника:
- Зарегистрироваться в качестве работодателя в государственных внебюджетных фондах. После заключения первого трудового договора ИП обязан встать на учет в Пенсионном фонде России (ПФР) и Фонде социального страхования (ФСС) в качестве страхователя. Уведомление в ПФР подается в течение 30 дней с даты заключения договора, в ФСС — в течение 10 дней.
- Подготовить и подписать трудовой договор. Договор составляется в двух экземплярах (один для работника, один для ИП) и должен содержать все обязательные условия, предусмотренные Трудовым кодексом РФ: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха и др.
- Издать приказ о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 или по самостоятельно разработанной форме, содержащей необходимые реквизиты. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
- Вести трудовую книжку. Если это первое место работы сотрудника, ИП обязан завести ему новую трудовую книжку. Если работник уже трудился ранее, запись о приеме на работу вносится в уже существующую книжку.
- Оформить и вести кадровые документы: личную карточку работника (форма Т-2), график отпусков, при необходимости — должностную инструкцию. Также необходимо ознакомить сотрудника под подпись с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и др.).
После приема сотрудника у ИП появляются следующие регулярные обязанности:
- Своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату (не реже двух раз в месяц).
- Уплачивать страховые взносы за работника: в ПФР, ФФОМС (на медицинское страхование) и в ФСС (на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, а также по временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Тарифы устанавливаются Налоговым кодексом РФ.
- Удерживать и перечислять НДФЛ (налог на доходы физических лиц) с заработной платы сотрудника. ИП выступает в роли налогового агента. Налог перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
- Предоставлять сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.
- Сдавать обязательную отчетность в налоговую инспекцию (форма 6-НДФЛ, 2-НДФЛ), в ПФР (форма СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) и в ФСС (форма 4-ФСС).
Важно помнить, что с момента заключения трудового договора на ИП распространяются все нормы трудового права, и он несет полную ответственность за их соблюдение перед работником и контролирующими органами.