После закрытия бизнеса в Москве необходимо обеспечить правильное хранение документов в соответствии с требованиями российского законодательства. Вот ключевые шаги и сроки.
Обязательные сроки хранения:
- Бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные документы (кассовые, товарные накладные, счета-фактуры, банковские выписки) — не менее 5 лет с момента окончания отчетного года. Для некоторых документов (например, подтверждающих убыток для переноса на будущее) срок может быть дольше.
- Кадровые документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки, расчеты по зарплате) — не менее 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и не менее 50 лет для документов после 2003 года. Это важно для подтверждения стажа работников.
- Учредительные документы (устав, решение о создании, свидетельства ОГРН, ИНН) — хранятся постоянно.
- Документы по подтверждению льгот или особых режимов — в течение сроков, установленных для соответствующих отчетностей.
Порядок действий при закрытии:
- Инвентаризация и систематизация. Соберите все документы компании: бухгалтерские, налоговые, кадровые, юридические, договорные. Разделите их по категориям и годам.
- Обеспечение физической сохранности. Документы можно хранить самостоятельно в архиве, отвечающем условиям сохранности (защита от влаги, огня, хищения), либо передать на ответственное хранение специализированной архивной компании. В Москве множество таких организаций.
- Особое внимание кадровым документам. Трудовые книжки должны быть выданы сотрудникам в день увольнения. Если выдать книжку невозможно, работодатель обязан уведомить сотрудника письменно о необходимости ее забрать и хранить невостребованные книжки до востребования, но не менее 50 лет. Личные карточки Т-2 и другие кадровые документы хранятся указанные выше длительные сроки.
- Подготовка описи. Составьте подробную опись всех сдаваемых на хранение документов с указанием сроков. Это поможет в случае возможных проверок.
Важно: Срок хранения начинает исчисляться после окончания отчетного года, в котором документ был последний раз использован для отчетности. Уничтожать документы до истечения установленных законом сроков категорически не рекомендуется, так как это может повлечь ответственность, если потребуется предоставить их по запросу налоговых органов, бывших работников или суда.
Для получения точных рекомендаций с учетом специфики вашего бизнеса (форма собственности, система налогообложения) всегда стоит проконсультироваться с юристом или бухгалтером.