Офис-менеджер

Мы – ARTELV.

Наша миссия – разрабатывать и производить продукцию, которая сочетает инновации, надежность и исключительное качество. Мы уверены, что каждая деталь важна, поэтому используем передовые технологии и долговечные материалы, создавая решения, которые работают эффективно и служат долгие годы.

Мы устанавливаем новые стандарты и поднимаем планку для всей отрасли, создавая решения, которые обеспечивают комфорт и уверенность в любой ситуации.

Каждый продукт – это результат труда и профессионализма нашей команды, стремящейся к совершенству. Мы продолжаем расти и развиваться, предлагая полезные и востребованные решения.

Разработано в России. Сделано для вас.

Что мы предлагаем:

Конкурентная заработная плата + бонусы по KPI (уровень оклада обсуждается с успешным кандидатом);

Полностью белая компания;

Возможность влиять на стратегию и результаты бизнеса;

Отпуск 28 календарных дней, все социальные гарантии;

ДМС после испытательного срока;

Работа в команде профессионалов в динамично развивающейся компании;

Комфортный офис в 10 минутах ходьбы от станции Комсомольская и Красносельская.

Задачи и зоны ответственности

1. Поддержка бухгалтерии

Ведение и систематизация документооборота (счета, УПД, акты, накладные)

• Выставление счетов в 1С, подготовка платежных документов (через Bitrix)
• Сбор и передача закрывающих документов в бухгалтерию
• Проведение актов сверки с контрагентами (ежеквартально / по запросу)
• Контроль сроков оплат и договорных обязательств
• Работа с архивом бухгалтерских документов, поиск и восстановление
• Запрос дубликатов документов у контрагентов
• Взаимодействие по подключению к ЭДО
• Ведение Excel-таблиц (командировки, расходы, ГСМ и пр.)
• Подготовка и отправка официальной корреспонденции
• 2. Поддержка маркетинга и проектов

Закупка материалов и оформление счетов для маркетинговых активностей

• Организация командировок
• Работа с подрядчиками и поставщиками (поиск, договоры, оптимизация цен)
• Контроль сувенирной и рекламной продукции
• Координация документооборота по маркетинговым проектам
• 3. Поддержка склада и операционной деятельности

Документооборот по отгрузкам и поставкам (включая доверенности)

• Заказ упаковочных материалов (коробки, пленка и др.)
• Согласование и передача дилерских договоров
• 4. Обеспечение офисной деятельности

Полное администрирование офиса: закупка канцелярии, воды, продуктов

• организация рабочих мест
• контроль клининга и состояния офиса
• Работа с корреспонденцией (почта, курьеры)

Работа с пропусками (сотрудники, гости, транспорт)

Взаимодействие с арендодателем и подрядчиками

Организация ремонтов и хозяйственных работ

5. Административная и организационная поддержка

Организация командировок (включая визовую поддержку)

• Заказ такси, билетов, бронирование отелей
• Закупка мебели, техники и расходников
• Ведение внутренних реестров и таблиц учета
• Организация корпоративных активностей
• Взаимодействие по аренде авто (оплаты, штрафы)
• Контроль регулярных платежей (интернет, безопасность и пр.)
• Выполнение поручений руководства
• Требования к кандидату

Опыт работы офис-менеджером / ассистентом от 1–2 лет

• Опыт работы с документами и бухгалтерией (будет преимуществом)
• Уверенное владение: 1С
• Excel / Google Sheets
• Bitrix24 (желательно)
• Высокая внимательность к деталям

Системность и умение держать под контролем большой объем задач

Навыки коммуникации с подрядчиками и контрагентами

Самостоятельность и проактивность

Условия

Офисный формат работы

• График 5/2
• Стабильная заработная плата
• Работа в активно развивающейся компании
• Широкий функционал (без «узкой» роли)