Административный менеджер в бизнес-центр с функциями менеджера по документообороту

Обязанности:

• Ведение документооборота бизнес-центра «Новоспасский» (далее- «БЦ») приём, регистрация, передача адресату, учет, обработка и хранение входящей и исходящей корреспонденции;
• Приём телефонных звонков, и перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
• Контроль и организация обеспечения БЦ канцелярскими товарами и расходными материалами;
• Организация закупок в соответствии с регламентом, утвержденным в Организации;
• Бюджетирование в рамках Отдела эксплуатации и контроль исполнения бюджета;
• Организация совещаний, включая ведение протоколов;
• Прием заявок на работы в БЦ от арендаторов, подрядчиков и согласование с ответственными сотрудниками Организации,
• Координация работы с подрядчиками, контрагентами и сервисными службами (компаниями), включая прием и передачу документов (счета, счета-фактуры, акты);
• Координация работы с управляющей компанией по вопросам эксплуатации;
• Организация рассылки счетов, закрывающих документов подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам (по коммунальным услугам) (по электронной почте и через ресепшн),
• Написание информационных писем, претензий подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам в части нарушения Правил БЦ,
• Координирование процесса подписания актов снятия показаний со счетчиков (включая арендаторов),
• Работа с документами в электронной системе документооборота (регистрация писем, согласование документов по расходам, согласование договоров, дополнительных соглашений контрагентов)
• Заведение счетов в электронную систему согласования платежей и контроль их исполнения;
• Контроль сдачи экземпляров ключей от помещений арендаторов;
• Проверка, подписание, сканирование и сортировка по папкам счетов, закрывающих документов, реестров и расшифровок коммунальных услуг;
• Подготовка и передача по реестру инструкций по пожарной безопасности новым арендаторам;
• Выполнение поручений Управляющего.
• Обеспечивать высокий профессиональный уровень обратной связи с контрагентами и партнерами Организации.
• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией БЦ, включая:

- прием входящей корреспонденции и распределение между адресатами,

- подготовка реестров исходящей корреспонденции, организация отправления корреспонденции,

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции в программе 1С Документооборот,

- координация работы по документообороту с управляющей компанией.

• Сканирование документов: договоры, акты, дополнительные соглашения и т.д. и их загрузка в 1С Документооборот.
• Загрузка в 1С Документооборот договоров и дополнительных соглашений по киоскам.
• Сверка текстов договоров, дополнительных соглашений, актов и других документов, поступивших от контрагентов после подписания на соответствие их согласованной редакции.
• Отслеживание по запросу менеджера поступления документов от контрагентов и устранения ими замечаний, включая: получения оригиналов документов (договоров, дополнительных соглашений, актов, банковских гарантий, страховок и т.д.), связь с контрагентами и информирование менеджера о статусе получения документов.

Требования:

• Владение excel и 1 С на хорошем уровне,
• Опыт работы с электронной почтой, электронными заявками в бизнес-центре (желательно),
• Опыт работы с курьерскими службами,
• Опыт документооборота, ведения реестров.
• Опыт сканирования и копирования документов в хорошем качестве, сшивки и брошюрования документов.

Условия:

• Дружный коллектив,
• Лояльное руководство,
• Работа в комфортабельном офисе в бизнес-центре "Новоспасский" (метро Павелецкая)
• График 5/2 с 9 до 18:00;
• ДМС со стоматологией после прохождения испытательного срока.
• Оплата мобильной связи.
• Премии по итогам работы.