Бизнес ассистент генерального директора

Компания Инфомедиа — разработчик комплексных ИТ-решений для крупного бизнеса, органов власти и государственных компаний. Мы создаем цифровые платформы, сайты, мобильные и десктопные приложения, игры, геоинформационные сервисы со встроенной навигацией, высоконагруженные системы, музейные экспозиции и электронные стенды, которые делают знания доступными, а цифровую среду — живой и увлекательной. Сейчас мы ищем бизнес ассистента генерального директора.

1. Контроль исполнения поручений и управление статусами:

• Постановка на контроль всех поручений и решений, сформулированных Генеральным директором в ходе совещаний и личных коммуникаций.
• Контроль сроков исполнения поручений сотрудниками Компании.
• Регулярное отслеживание статусов исполнения по каждому поручению, в том числе на основе протоколов встреч.
• Формирование и предоставление Генеральному директору структурированных статус-отчетов о ходе и результатах выполнения поручений.
• Подготовка статусов по проведенным встречам для дальнейшего контроля выполнения принятых решений.

2. Управление расписанием и приоритетами:

• Ведение и оптимизация рабочего календаря Генерального директора.
• Отслеживание повесток встреч, совещаний и внутренних обращений сотрудников.

3. Документационное обеспечение:

• Подготовка, оформление и написание официальных исходящих писем от имени Генерального директора, в том числе в адрес компаний государственного сектора.
• Обеспечение соблюдения требований к официальной переписке с госсектором (регистрационные номера, ссылки на исходящие документы, сроки ответа, корректность реквизитов и формулировок).
• Контроль прохождения официальной корреспонденции и фиксация подтверждений получения / ответов.
• Организация подготовки документов к встречам и совещаниям Генерального директора.
• Ведение протоколов совещаний с фиксацией поручений, принятых решений Генерального директора и назначенных ответственных.

4. Организационная поддержка:

• Организация командировок, деловых поездок и встреч (включая бронирование билетов, гостиниц, трансферов, взаимодействие с консьерж-службами и такси).
• Выполнение отдельных поручений Генерального директора лично, а также координация сотрудников для их реализации.
• Информационно-аналитическая поддержка (поиск данных по запросам).
• Организация поздравлений ключевых клиентов и партнеров.

• Опыт работы на аналогичной должности (бизнес-ассистент, помощник руководителя, секретарь-референт) с поддержкой первых лиц компаний — не менее 3 лет, из которых не менее 1–2 лет с явным функционалом взаимодействия с компаниями госсектора.
• Наличие опыта взаимодействия с компаниями из госсектора в рамках предыдущих мест работы.
• Понимание структуры и иерархии типовых госорганов (ФНС, Минпромторг, Минцифры, Росреестр, администрации, комитеты и пр.).
• Навыки официальной коммуникации и подготовки писем с соблюдением делового стиля, требований к оформлению исходящей документации (шапка, ссылки, обоснования, приложения, резолюции).
• Знание типовых форматов запросов, уведомлений, пояснительных записок, ответов на предписания.
• Опыт ведения переписки с компаниями госсектора как в бумажном, так и в электронном виде (в том числе через системы Контур, Госуслуги, официальные порталы).
• Сильные навыки планирования календаря, тайм-менеджмента, безупречная пунктуальность.
• Опыт постановки поручений на контроль и отслеживания статусов их исполнения (в том числе в Jira или других информационных системах)
• Высокая стрессоустойчивость и твёрдость характера.
• Развитое чувство персональной ответственности за результат (особенно в части контроля сроков исполнения поручений)
• Внимание к деталям.
• Владение нормами делового этикета в переписке и устной коммуникации.
• Понимание особенностей этикета при общении с государственными служащими.
• Понимание общих принципов проектного управления.
• Базовые знания о функциях и ключевых ролях в ИТ-секторе (руководители проектов, аналитики, разработчики, дизайнеры) — для эффективной коммуникации по статусам задач.
• Готовность к ненормированному рабочему дню.

Будет преимуществом

• Опыт работы в компаниях, которые взаимодействуют с регулирующими органами (финансовый сектор, телеком, гособоронзаказ, лицензируемые виды деятельности).
• Знание законодательных требований к срокам ответа на запросы госорганов (ФЗ № 59, регламенты ведомств).
• Навыки работы в системах электронного документооборота (СЭД) и порталах госуслуг для юрлиц.

• Работу в компании, реализующей масштабные мультимедийные проекты по всей России.

• Работу в дружной команде профессионалов, которые любят свою работу.
• Возможности для профессионального роста.
• Работу в аккредитованной ИТ - компании.
• График работы 5/2.

• Комфортный офис на м. Цветной бульвар.

• Достойную з/п (обсуждается индивидуально с соискателем).