Ведущий специалист отдела планирования и координации

Должностные обязанности:

1. Регистрация авторских договоров и внесение информации в систему:

- ведение единого реестра авторских договоров;

- работа с бумажной версией документа (внесение номера, даты, сканирование, обезличивание конфиденциальных данных и т.д.);

- создание нового проекта в системе с внесением ключевой информации (данные авторов, проценты по выплатам, сроки действия, принадлежность к каталогу т.д.).

2. Работа с документами, относящимися к договорам (дополнительное соглашение, акт о принятии рукописи к рассмотрению, акт об одобрении, акт о введении в эксплуатацию, договор об отчуждении и др.):

- работа с бумажной версией документа (внесение номера, даты, сканирование, обезличивание конфиденциальных данных и т.д.);

- внесение изменений в основной договор в системе (добавление нового автора/наследников, изменение распределения гонорара, срока действия договора и др.).

3. Закрытие проектов:

- работа с бумажной версией документа о закрытии договора (соглашение о расторжении, уведомление о прекращении действия договора, служебная записка);

- внесение информации о закрытии договора в систему (загрузка документа, изменение статуса проекта с обоснованием и т.д.).

4. Работа с сигнальными экземплярами книг:

- получение и передача сигнальных экземпляров изданий главным специалистам;

- информирование авторов о вышедших изданиях;

- заказ авторских экземпляров в отделе логистики.

5. Работа с авторами:

- связь с авторами по вопросам актуальности данных (банковские реквизиты, данные паспорта и др.).

6. Работа с отчетами в системе:

- формирование отчетов по запросу.

7. Работа с запросами от дивизиона продаж:

- формирование перечня действующих договоров;

- предоставление информации о полном составе авторского коллектива по конкретным проектам.

8. Работа с архивом авторских документов:

- формирование архива авторских документов (договоры, доп. соглашения, согласия на обработку персональных данных и др.);

- перемещение пакета документов из раздела «действующие» в раздел «расторгнутые»;

- проверка пакета документов на соответствие статусу проекта («действующий» или «расторгнутый»);

- уничтожение дубликатов, копий личных документов, рецензий и др.;

- проверка наличия документов в системе, загрузка отсутствующих в системе документов и внесение информации по ним.

Требования к специалисту:

• высшее образование (предпочтительно библиотечно‑информационное или в сфере издательского дела);

• опыт работы не менее 2-х лет в сфере документооборота или издательской деятельности;
• опыт ведения реестров и баз данных;
• опыт взаимодействия с контрагентами;

• знание правил обработки и защиты персональных данных;
• знание порядка оформления и ведения договорной документации, принципов организации архивного хранения документов, правил сканирования и обработки электронных документов (включая обезличивание конфиденциальной информации);
• умение проверять комплектность и корректность документов;
• навыки архивирования и систематизации документов;
• грамотная письменная и устная речь;
• опыт деловой переписки и телефонных переговоров;
• внимание к деталям и аккуратность при работе с числовыми данными (проценты выплат, сроки и т. д.);
• уверенный пользователь MS Office (особенно Excel и Word);
• опыт работы с системами электронного документооборота (знание Microsoft Dynamics AX (Axapta) будет являться преимуществом);
• владение программами для сканирования и обработки изображений;
• ответственность и исполнительность;
• внимательность и скрупулезность;
• организованность и самодисциплина;
• коммуникабельность и вежливость в общении;
• способность к обучению и освоению новых инструментов и регламентов.