Административный менеджер

В проектно-консалтинговую компанию которая специализируется на проектировании жилья требуется проактивный административный менеджер. Основная задача данной позиции - админ сетап, поддержка и координация проектных команд, в том числе удаленных. Своевременная подготовка и согласование документов в системе электронного документооборота.

Первичное собеседование проводит ИИ-ассистент — это ускоряет процесс. Чем более подробно вы ответите на вопросы , тем больше шансов перейти на следующий этап отбора. Отнеситесь с пониманием..Спасибо

Обязанности:

Блок 1. Координация операционной деятельности офиса и удаленных проектных команд. Внутренняя коммуникация.

- комплексное обеспечение работы офиса (аренда, связь, ИТ, клининг, расходные материалы);

- организация офисных / удаленных рабочих мест при взаимодействии с ИТ;

- сбор отчетов рабочего времени;

- ведение контроля автоматизированной системы учета рабочего времени, составление отчетов эффективности работы на основании данных системы.

Блок 2. Управление персоналом

- назначение собеседований, проведение первичных собеседований по опросному листу;

- сбор документов отсутствия, авансовых отчетов, распечатка и подписание документации по приему / увольнению сотрудников (при взаимодействии с кадровым аутсорсингом)

Блок 3. Обработка и сбор документации

- организация отправки и получения документации на бумажных носителях и ЭДО при взаимодействии с бухгалтерской службой

Блок 4. Внешняя коммуникация

- контроль работы виртуальной АТС

- ответы на телефонные звонки

Блок 5. Личные поручения руководителя бюро

Качества и навыки:

- релевантный опыт работы а проектных организациях от 1 года ОБЯЗАТЕЛЕН

- инициативность, организованность, аккуратный внешний вид, доброжелательность, прогрессивность взглядов, желание помогать другим

- наличие профильного среднеспециального или высшего образования в области делопроизводства/секретарского дела/ менеджмента организации

Желательно знание: Office 365, Directum, ЭДО, КЭДО, разговорный английский.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

Рабочие дни: Пн-Пт, 5/2

Рабочее время: с 10-00 до 14:00

Условия:

- заработная плата за 1/2 рабочего дня от 50 000 рублей вкл. НДФЛ

- время в пути от дома до работы не более 1 часа

- оформление по законодательству;

- квартальная, годовая премии после прохождения испытательного срока.