Секретарь руководителя

Ведение делопроизводства. Приём, обработка и передача входящей и исходящей корреспонденции, работа с документами, использование компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации.

Подготовка документов и материалов. По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

Организация встреч, совещаний и переговоров. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Контроль исполнения поручений. Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, проверка правильности их оформления.

Обеспечение рабочего места руководителя. Предоставление необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.

Работа с корреспонденцией и информацией. Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям, передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (факсу, телефонограммам), своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи.

Формирование дел. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

Участие в организации корпоративных мероприятий. Помощь в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий.

Контроль за исправностью офисной техники. Слежение за работоспособностью оргтехники, своевременное принятие мер при её поломках.

Дополнительные поручения руководства. Выполнение иных задач, входящих в трудовую функцию секретаря.

Дополнительные функции секретаря: использование современных информационных технологий для работы с документами, включая автоматизированные системы учёта, регистрации, контроля и информационно-справочные системы; соблюдение правил делового этикета и протокола; создание имиджа, соответствующего имиджу организации.

Требования: Эффективное распределение рабочего времени и управление календарем руководителя. Способность параллельно вести несколько проектов без потери качества. Составление профессиональных писем и документов с соблюдением корпоративных стандартов. Планирование и координация встреч, совещаний и корпоративных событий. Ведение протоколов встреч и фиксация ключевых решений. Уверенное использование принтеров, сканеров, мини-АТС и другого офисного оборудования. Владение MS Office, Google Workspace и специализированными программами. Профессиональное ведение телефонных переговоров и фильтрация звонков. Умение находить компромиссы в сложных ситуациях. Ведение и управление контактами. Понимание корпоративной культуры и протокола. Сохранение эффективности в напряжённых ситуациях.

Ответственное обращение с конфиденциальной информацией. Поддержание профессиональных отношений внутри коллектива и с внешними контактами.