Административный менеджер

Будем рады найти нового коллегу – административного менеджера для работы в московском офисе.

Задачи, которые предстоит выполнять:

• Организация и обеспечение работы приемной офиса.
• Встреча посетителей, регистрация, выдача и прием пропусков.
• Прием и переадресация входящих телефонных вызовов, фиксация и передача сообщений для сотрудников.
• Прием и отправка документов, корреспонденции и посылок, обеспечение их учета в соответствии с правилами компании.
• Взаимодействие с организациями, оказывающими курьерские и почтовые услуги.
• Прием, обработка и контроль выполнения заявок на перевозку корреспонденции и грузов.
• Контроль транспортной службы: отслеживание и обработка заявок на поездки, управление расписанием водителей, заказ корпоративного такси.
• Организация и заказ питания для командированных сотрудников компании.
• Регистрация и выдача корпоративных карт питания для новых сотрудников.
• Поддержка сотрудников офиса, в том числе из других отделов и департаментов, в части ведения документооборота, сканировании, печати, брошюровке и иной обработки документов, регистрация и отслеживание документов в соответствующих информационных системах.
• Прием, подготовка и передача на подписание документов, в том числе конфиденциальных, высшему руководству компании, с последующим возвращением документов инициатору.
• Организация встреч по заявкам от сотрудников компании и бронирование переговорных.

Мы ожидаем:

• Опыт организации и контроля административных сервисов
• Навыки разработки и внедрения регламентов, стандартов обслуживания и контроль их соблюдения
• Готовность брать на себя ответственность за смежные участки работы и обеспечивать непрерывность процессов в период отсутствия коллег
• Развитые коммуникативные навыки и умение эффективно взаимодействовать с различными подразделениями компании
• Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и оперативно реагировать на изменения
• Внимательность к деталям, высокий уровень ответственности и ориентация на сервис

Что мы предлагаем:

• Работу в аккредитованной IT-компании.
• Расширенный полис ДМС.
• Доплаты по больничным листам и days off.
• Компенсацию спорта и оборудованные спортивные зоны в офисе.
• Компенсацию обедов.
• Подарки и выплаты сотрудникам на значимые даты (первый день в компании, день рождения, свадьба, рождение детей).
• Комнаты отдыха с настолками, приставками, игровыми автоматами/столами.
• Релакс-зоны с массажными креслами Yamaguchi и топовыми кофемашинами.
• От 500 до 1000 ед. игрового золота на аккаунт в игре ежедневно.
• Work-life balance: приходим в офис с 8 до 11, уходим с 17 до 20.