Секретарь офиса

Обязанности:

• Отправка исходящей корреспонденции почтой/курьерскими службами;
• Прием и перераспределение входящих звонков;
• Контроль входящей/исходящей корреспонденции (электронный журнал);
• Жизнеобеспечение офиса: закупка канцелярии, проверка исправности офисной техники, уход за цветами;
• Организация встреч, совещаний и деловых переговоров (бронирование переговорных комнат, подготовка материалов);
• Работа с гостями компании (встреча, сопровождение, чай/кофе);
• Взаимодействие с управляющей компанией (оформление пропусков на въезд/выезд транспортных средств, деловая переписка);
• Поддержание чистоты кухонного оборудования (кофемашина, посуда, микроволновая печь, холодильник);
• Взаимодействие с клининговыми и сервисными службами (контроль за чистотой помещений);
• Обеспечение исправного состояния техники и другого оборудования. Участие в разработке планов ремонтов и составлении заявок на закупку, сбора КП для ремонтных работ в офисе;
• Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам обслуживания и ремонта (деловая переписка по вопросам оплаты, качества услуг);
• Сбор документов на рассмотрение Генеральным директором и передача их непосредственным исполнителям;
• Подготовка по поручению руководителя проектов организационно-распорядительных документов, служебных писем, справок и других документов, ознакомление работников;
• Набор, распечатка, копирование, сканирование и брошюрование документов по запросу руководителей подразделений;
• Организация служебных командировок;
• Выполнение поручений руководства и помощь в решении административных задач.

Требования:

• Образование не ниже среднего специального;
• Опыт работы секретарем офиса/офис-менеджером от 1 года;
• Грамотная устная речь и письмо, организаторские способности;
• Коммуникативные навыки;
• Внимание к мелочам, аккуратность, усидчивость;
• Знание делопроизводства, WORD, Ехсеl, Outlook, оргтехники

Условия:

• График работы: 5x2, рабочий день с 8.00 до 17.00/c 9.00 до 18.00, в пятницу - сокращенный рабочий день;
• Официальное трудоустройство, оформление по ТК РФ;
• ДМС после испытательного срока;
• Хороший коллектив;
• Комфортный офис в пешей доступности от м. ЦСКА;
• Корпоративные мероприятия, подарки детям;
• От кандидатов ожидается подробное резюме, соответствующее требованиям к вакансии.