Административный ассистент

Вакансия: административный ассистент

Мы ищем ответственного и вовлечённого административного ассистента для работы в FamilyOffice. Если вы умеете держать процессы под контролем, быстро решать задачи и создавать комфортную среду для эффективной работы команды - будем рады рассмотреть вашу кандидатуру!

Основные функции и зона ответственности

* административная и организационная поддержка руководителя административного отдела;

* контроль исполнения поручений внутри офиса и координация сотрудников по административным задачам;

* ведение календаря, напоминаний, контроль встреч и организационных и бытовых задач;

* сопровождение ежедневной операционной деятельности офиса;

* организация и контроль заказов товаров, техники, расходных материалов, продуктов и необходимых сервисов;

* отслеживание статусов заказов, сроков доставки, получения и обратной связи по выполненным задачам;

* пополнение корпоративных счетов, телефонов, подписок, сервисов и иных административных расходов;

* взаимодействие с подрядчиками, курьерскими службами, поставщиками и сервисными компаниями;

* помощь в организации офисной инфраструктуры и обеспечении бесперебойной работы офиса;

* контроль бытовых и организационных процессов в офисе в будние и выходные дни;

* оперативное реагирование на срочные поручения и нестандартные задачи;

* ведение внутренней коммуникации и контроль исполнения административных процессов;

* помощь в закупках, подборе и сопровождении необходимых товаров и услуг для руководителя и офиса;

* предоставление отчётности по всем поставленным задачам и контроль их завершения.

Условия работы

* официальное оформление в Family Office;

* стабильная заработная плата;

* конкурентный уровень дохода для junior‑позиции;

* хороший социальный пакет;

* работа в сильной профессиональной среде;

* возможность долгосрочного развития внутри команды;

* ненормированный график работы с высокой степенью вовлечённости и ответственности;

* работа в режиме многозадачности и высокого уровня доверия.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, с которым комфортно работать: искренний, заботливый, ответственный и инициативный.

Мы ценим:

* высокую скорость реакции и исполнительность (в т. ч. готовность оперативно подключиться к решению задач в выходные дни);

* умение держать на контроле множество процессов одновременно;

* проактивный подход: не ждать указаний, а предлагать решения;

* внимание к деталям и аккуратность в работе с документами и заказами;

* коммуникабельность и умение выстраивать конструктивное взаимодействие с коллегами и подрядчиками.