Специалист по документообороту

Мы — команда благотворительного фонда "Наставники детям", который развивает программу наставничества для детей-сирот и подростков, оказавшихся в трудной жизненной ситуации.

Наша задача — помочь ребёнку раскрыть свой потенциал через общение со взрослым волонтёром-наставником. Сегодня программа работает в 10 городах, а сейчас мы стоим перед большой целью: вырасти с 700 детей до 4000.

Чтобы помогать большему количеству детей, нужны не только сильные программы, но и понятные внутренние процессы. Поэтому сейчас мы ищем человека, который поможет нам сделать документооборот устойчивым, удобным и прозрачным.

Почему открыта вакансия?

Мы усиливаем направление и ищем человека, который станет не просто исполнителем задач, а сможет постепенно стать владельцем процесса.

Сейчас часть процессов уже есть, часть находится в развитии. Нам нужен человек, которому интересно разобраться, как всё работает, навести порядок, убрать лишнее и сделать систему удобной для коллег.

Что предлагаем?

• Гибридный формат работы после испытательного срока, если видим, что эффективно вливаетесь в процессы – согласуем раньше;

• 70.000 рублей на руки в первый год работы;

• Офис в центре Москвы, м. Проспект Мира;

• Результат работы, который напрямую влияет на возможность помогать большему количеству детей;

• Поддержка HR-команды, регулярные встречи с руководителем по прогрессу, заинтересованность в вашем профессиональном росте;

• Возможность выстроить функцию документооборота;

• Профессиональное развитие и перспектива со временем взять на себя координацию направления;

• Доступ к возможностям и партнёрским программам фонда: обучение, профильные лекции и мероприятия с сильными спикерами, а также дополнительные ресурсы для комфортной работы;

• Личный ноутбук;

• Официальное трудоустройство, график 5/2, оплачиваемый отпуск, выплата заработной платы 2 раза в месяц.

Чем нужно будет заниматься?

1. Вести и сопровождать внутренний документооборот фонда;

2. Подготавливать и оформлять документы: договоры, дополнительные соглашения, приказы, проектные и финансовые документы;

3. Вести реестры и поддерживать актуальный статус документов;

4. Координировать процессы по авансовым отчётам, согласованиям и другим внутренним документам;

5. Контролировать сроки, напоминать коллегам и сопровождать процессы до завершения;

6. Участвовать в кадровом документообороте и смежных административных процессах;

7. Смотреть на процессы шире: анализировать, предлагать улучшения и делать работу проще и эффективнее.

Что нам важно

• Внимательность к деталям. Вы замечаете несоответствия, не пропускаете мелочи и умеете работать аккуратно с большим количеством информации.

• Интерес к документообороту и желание развиваться в этом направлении. Для нас не критичен большой опыт — важно желание разбираться, учиться и расти в профессии.

• Системность. Вы любите порядок, умеете структурировать информацию и выстраивать понятные процессы.

• Проактивность. Если видите, что что-то можно сделать лучше — предлагаете решение и готовы брать инициативу.

• Осознанный интерес к работе в фонде. Для нас важно, чтобы вам откликалась работа с миссией и хотелось быть частью команды, которая помогает менять жизни детей.

Будет плюсом

• опыт работы с документооборотом, кадровыми или административными процессами;

• профильное образование;

• опыт работы с таблицами и документами;

• использование ИИ-инструментов для ускорения работы.

Если готов присоединиться к фонду – отправляй отклик!