Старший специалист по документообороту/Делопроизводитель

Кто МЫ?

Мы - «А5000», компания-лидер в сфере регистрации участников и контроля доступа на мероприятиях. За 16 лет мы стали надежным партнером для организаторов самых масштабных и значимых событий в стране.

Наши проекты включают такие знаковые мероприятия, как:

• Выставка «Россия»
• Международная промышленная выставка «Иннопром»
• «ЦИПР» (Конференция «Цифровая индустрия промышленной России»)
• Московский финансовый форум
• Международный форум «Армия»
• «Открытые инновации» и Startup Village
• Инвестиционный форум ВТБ Капитал «Россия зовет»

И многие другие. В год - несколько сотен проектов по всей России.

Мы не просто обеспечиваем аккредитацию - мы делаем её «точкой входа в событие». И за каждым таким входом стоит чёткий, прозрачный и безупречный документооборот. Без него не начинается ни один проект и не закрывается ни один контракт.

Кто ТЫ?

Мы ищем СТАРШЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ, который станет надежной опорой для наших руководителей проектов и финансового блока. Человека, который любит порядок, умеет видеть детали, не теряет фокус в многозадачности и понимает: правильно оформленный документ - это половина успеха проекта.

Ты - не просто «документовед».

Ты - хранитель чистоты сделок, связующее звено между коммерцией, юристами, бухгалтерией и клиентом. С тобой договоры не зависают, счета не теряются, а акты всегда подписаны вовремя.

Что ТЫ будешь делать?

Твой главный фокус - полный цикл документооборота по каждому мероприятию.

От заявки руководителя проекта до финального закрывающего акта.

Работа в команде со специалистом отдела документооборота, юристом, офис-менеджерами и бухгалтерами.

ТВОИ ключевые задачи:

1. Прием и анализ заявок от руководителей проектов по мероприятию - быстро вникаешь в суть, понимаешь, какие документы потребуются.
2. Сбор и комплектация документов для заказчиков (учредительные, бухгалтерская отчетность) - чтобы клиент получил всё в одном пакете.
3. Работа в 1С - заведение заказа, контроль и актуализация данных по контрагентам, договорам, статусам и суммам.
4. Подготовка договоров по утвержденным шаблонам согласно заявке.
   А если у клиента свой договор — вычитка, выявление спорных моментов, подсветка рисков.
5. Согласование документов на всех этапах (внутри компании и с заказчиком). Вносишь правки, комментируешь, при необходимости отстаиваешь позицию компании (спорные вопросы - с юристом/финансистом).
6. Полный цикл первичной документации: счета, доп. соглашения, акты оказанных услуг, УПД, акты сверки, акты приема-передачи и другие - всё, что нужно по ситуации.
7. Отслеживание движения документов: напоминания, досылка, получение подписанных экземпляров.
   Ты - король дедлайнов.
8. Ведение документооборота в ЭДО и параллельно с бумажными экземплярами. Архивация, порядок, доступность.
9. Отчетность по мероприятиям: сбор и систематизация данных для итоговых отчетов (финансовые, фотоотчеты и прочие). Полная комплектация исходной информации, анализ, сверка с ТЗ по договору.
10. Оформление коммерческих предложений.
11. Участие в тендерах: подготовка документов, отслеживание процесса.
12. Подготовка и отправка отзывов по персональным данным (ПД) - внимательность к регуляторике.

А еще (твой дополнительный бонус-трек):

• Проверка смет за руководителями проектов - ты замечаешь ошибки там, где их не видят другие, и помогаешь исправить.
• Помощь в сборе дебиторки - напоминаешь РП, при необходимости общаешься с заказчиком, дальше, если надо - подключаешь юриста для досудебных претензий.
• Информируешь РП о поступлении оплат по проектам - чтобы команда всегда была в курсе финансового статуса.

Почему МЫ?

Потому что мы - номер 1. У нас самые крутые проекты, а значит, и документооборот - самого высокого уровня сложности. Здесь ты вырастешь профессионально как никто другой.

У нас живой, нероботизированный подход: мы не любим бюрократию ради бюрократии, но ценим порядок ради результата.

Мы ценим каждого. Твоя роль критически важна: без тебя проекты не закрываются, деньги не поступают, клиенты не получают документы. Ты - невидимый герой, который делает возможным всё остальное.

Что мы оценим в ТЕБЕ?

• Опыт работы с документооборотом (желательно в сфере услуг, событийном маркетинге или IT) — от 2 лет.
• Владение 1С (контрагенты, договоры, статусы) и ЭДО (любая система).
• Знание договорного права на уровне, достаточном, чтобы увидеть риск в чужом договоре и подсветить его.
• Педантичность и системность: ты не теряешь документы, а находишь даже то, что потеряли другие.
• Многозадачность: одновременно могут идти десятки проектов, и у каждого свой пакет документов.
• Коммуникабельность и грамотная письменная речь: ты общаешься и с РП, и с заказчиками, и с юристами. Не надо «канцелярщины», только ясно и по делу.
• Ответственность и самоконтроль: тебе не нужен надзиратель, ты сам ведешь свои задачи от начала до конца.
• Стрессоустойчивость и здоровый пофигизм к мелочам, но тотальный перфекционизм в важном.

Что МЫ даем?

• Официальное трудоустройство с первого дня. Стабильная зарплата (обсудим на собеседовании) + бонус по итогам года.
• График 5/2 с гибким началом дня. В перспективе - гибридный формат.
• Реальные задачи на стыке права, финансов и операционки. Ты будешь знать о проектах больше, чем сами РП - в части документов.
• Возможность влиять на процессы: если видишь, как сделать документооборот быстрее и удобнее, мы внедрим твою идею.
• Ноутбук, корпоративная связь.
• ДМС после года работы.
• Прямую работу с операционным директором и финансистами — без лишних согласований.

Процесс отбора:

Первый этап: видео интервью с операционным директором (онлайн).

Второй этап: аудит шаблонного договора (покажем реальный кейс). Собеседование в офисе.

Третий этап: финальное знакомство с командой отдела.

Хочешь больше, чем просто работу?

Хочешь быть тем, кто держит в порядке документы крупнейших форумов страны? Хочешь работать не в скучной бухгалтерии, а в динамичной event-компании №1?

Тогда пиши.

Присылай резюме и ОБЯЗАТЕЛЬНО пару строк о том, почему ты считаешь документооборот — искусством.

Будем поддерживать порядок вместе. Но с огоньком 🔥