Административный менеджер (документооборот и офис)

ПРОЧИТАЙТЕ ПЕРЕД ОТКЛИКОМ

Если у вас нет релевантного опыта в документообороте, пожалуйста, не откликайтесь. Мы не обучаем с нуля — нам нужен человек с опытом, который сможет быстро войти в работу.

Сразу по-честному,

Это не стартовая позиция и не роль «помощника».
Это самостоятельная административная функция с высокой ответственностью и доверием.

У нас нет ненужных протоколов: все действия в этой роли важны бизнесу.
После испытательного срока мы прислушиваемся и поддерживаем предложения по оптимизации, если они делают работу проще и эффективнее.

О компании

Sprayplast — производственная компания и технологический лидер в области отделочных материалов и механизированного нанесения декоративной штукатурки.

Среди наших проектов: Лахта Центр, офисы Росатома и Новатэка, Южный Речной вокзал.
Мы создаём решения, которые становятся отраслевыми стандартами.

Условия

• Доход: 90 000 ₽ оклад + 20 000 ₽ KPI (совокупно от 110 000 ₽ в месяц)

• Подчинение: Генеральный директор

• График: 5/2, 09:00–18:00

• Офис: 7 минут пешком от м. Коломенская, современное пространство

• Формат работы: без микроменеджмента и бюрократии

• Полномочия: самостоятельные решения в рамках согласованной логики, работа с подотчётными средствами

• Команда: корпоративные мероприятия, внимание к сотрудникам, подарки на дни рождения

Зачем эта роль бизнесу

Чтобы документы, счета, доступы, офис и внутренние коммуникации работали стабильно и предсказуемо, без постоянного контроля со стороны собственника и руководителей.

Нам нужен человек, который держит административный контур компании целиком.

Результат вашей работы

Документооборот и финансы

• Все входящие счета внесены в реестр и «МойСклад», имеют актуальный статус (оплачен / не оплачен / получены закрывающие)

• Закрывающие документы, УПД, договоры и письма собраны и корректно оформлены в бумаге и ЭДО

• Первичная документация своевременно передана бухгалтеру

• Квартальные закрытия и архивы документов в порядке

Административные процессы

• Рабочие почты, доступы, аккаунты, SIM-карты и техника учтены и актуальны

• Онбординг и офбординг сотрудников проходят организованно и без сбоев

• Курьеры, почта, СДЭК работают без хаоса и потерь

Офис и коммуникации

• Офис обеспечен всем необходимым и находится в порядке

• Общие чаты модерируются, информация доносится вовремя и корректно

• Сотрудники и гости чувствуют организованность и порядок

Систематизация

• Актуальные шаблоны писем, договоров, реквизиты и приказы поддерживаются в рабочем состоянии

• Полезные материалы структурированы и доступны команде

Полномочия

• Запрашивать необходимые данные у руководителей подразделений

• Подписывать разрешённые документы (товарные и транспортные накладные при приёмке офисной техники), а также согласованные документы в ЭДО

• Распоряжаться подотчётными средствами в рамках задач роли

• Взаимодействовать с подрядчиками и сервисными службами от имени компании

Кого мы ищем

Обязательно

• Опыт работы с документооборотом и ЭДО

• Опыт работы с первичной бухгалтерией

• Практический опыт административного управления офисом

• Внимательное отношение к цифрам, статусам и срокам

Будет плюсом

• Знание Bitrix, МойСклад или аналогичных систем

• Опыт работы с подрядчиками и логистическими сервисами

• Организация командировок

Личные качества

• высокая внимательность к деталям

• системность и аккуратность

• ответственность и самостоятельность

• спокойствие в режиме многозадачности

• деловая, корректная коммуникация

• умение видеть, где процесс можно упростить и улучшить

Кому эта роль не подойдёт

• Тем, кому нужен жёсткий контроль и пошаговые инструкции

• Тем, кто не любит документы и порядок

• Тем, кто не готов брать ответственность за результат

Что будет на старте

• Ввод в процессы и инструкции

• Поддержка на этапе адаптации

После испытательного срока — доверие, самостоятельность и поддержка разумных инициатив.