Личный ассистент

Открыта позиция личного ассистента для руководителя в сфере психологии, который поможет оптимизировать рабочие процессы, освободить личное время и повысить эффективность деятельности.

Общий перечень задач:

- Составление графика личной и рабочей занятости. Ведение календаря мероприятий, записей, активностей и передвижений. Еженедельное обновление. Контроль изменений и напоминания о запланированной активности.

- Разбор и фильтрация поступающих сообщений из рабочих и проектных чатов, групп, каналов. Выделение наиболее значимых сообщений и привлечение внимания к ним. Представительство от лица руководителя.

- Структурирование полученных данных, материалов, задач. Краткая презентация и ввод в контекст руководителя по обработанной информации. БЕЗ пересылки переписок из чатов.

- Поиск и обработка запрашиваемой информации. Покупка или поиск книг, научных статей, журналов, документов и т.п. Сбор информации для анализа по конкурентам, рыночной нише и т.д.

Задачи в бизнес деятельности:

- Организация процесса видео/фото съемки: подбор и бронирование студии, подрядчиков, согласование времени и этапов работы до/во время/после съемок. Может потребоваться и личное присутствие.

- Организация трансфера: вызов такси для руководителя к определенному времени, трансфер гостей или клиентов.

- Организация доставки: заказ и контроль доставки материалов, мерча, воды или продуктов, и т.п.

- Подбор и бронирование помещений для проведения очных мероприятий: конференции, бизнес-ланчи и т.д.. Связь с организаторами, декораторами и другими подрядчиками. Личный осмотр и проверка готовности помещения.

- Контроль и сопровождение командировок и рабочих выездов: взаимодействие с организаторами, согласование райдера, времени, дат и сроков, бронь билетов и проживания, контроль реализации предзаказов.

Личные и семейные задачи:

- Коммуникация с домашним персоналом для координации деятельности и проверка результата по поручениям

- Помощь в сопровождении детей в школу и кружки и встреча после.

- Коммуникация с педагогами. Присутствие на родительских собраниях (опционально)

- Во время командировок руководителя контроль и проверка обеспеченности детей: продукты, трансфер, расписание и посещение кружков и репетиторов.

- Запись к врачам, на услуги в салон красоты, трансфер до места, планирование занятости в календаре и предварительное напоминание по занятости

- Организация путешествий: бронирование билетов, проживания, трансфера, составление маршрутного листа, коммуникация с организаторами или представителями организаций для согласования всех условий и требований.

- Организация досуговой деятельности: подбор мероприятий, бронь или покупка билетов.

- Помощь в организации праздников

- Ведение графика и отчета по регулярным платежам: коммунальные платежи, уборка, доставка, репетитор, психотерапия и т.д.

Требования:

- Наличие самозанятости/ИП

- Быть на связи в выходные дни для решения и контроля ранее запланированных задач или решения экстренных вопросов

- Емкая коммуникация, четкое и структурное изложение мыслей и информации

- Приоритет на результате, а не процессе

- Прием задач не только руководителя. По необходимости, предварительное согласование поставленных личных задач 3-им лицом.

- После 5 тестовых дней предоставление справки от психиатра

Условия:

Полная занятость

График 5/2 (Cб-Вс выходные, но быть на связи)

Оплата:

1 месяц испытательный срок: 100.000 рублей

После испытательного срока возможен рост оплаты в рамках 130.000-150.000 рублей в зависимости от вашей вовлеченности, уровня ответственности и объема задач

На связи с 08:00 до 22:00 мск.

Ждём ваших откликов! :)