Офис-менеджер (Административный менеджер)

ООО «Цифров» — растущая IT-компания, занимающаяся разработкой собственных программных продуктов.

Ищем самостоятельного, организованного и ответственного человека, который поможет обеспечивать порядок и комфортную работу офиса, поддерживать рабочую атмосферу и быстро решать широкий круг административных и организационных задач.

Для нас важно, чтобы вы любили порядок, умели быстро ориентироваться в разных вопросах, не боялись многозадачности и доводили дела до результата

Обязанности:

Жизнеобеспечение офиса

• Полное обеспечение жизнедеятельности офиса: канцелярия, вода, кофе, продукты, мебель, хозяйственные товары и др.;
• Контроль остатков и своевременное пополнение запасов;
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (клининг, охрана, интернет, связь, сервисные службы, арендодатель);
• Контроль состояния офисного оборудования (кофемашина, холодильник, кондиционеры, микроволновка и др.), организация ремонта и обслуживания;
• Поддержание порядка, комфорта и бесперебойной работы офиса.

Организация офисной работы

• Подготовка и организация рабочих мест сотрудников;
• Координация рассадки сотрудников и офисного пространства;
• Подготовка переговорных комнат и обеспечение встреч всем необходимым;
• Организация приёма гостей, оформление пропусков, парковки, сопровождение деловых встреч;
• Информирование сотрудников по организационным вопросам офиса.

Административная поддержка

• Выполнение организационных и административных поручений руководства, доведение задач до результата;
• Сбор, подготовка и систематизация информации и материалов по запросу руководителя;
• Контроль исполнения административных задач и соблюдения сроков;
• Организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы, оформление необходимых документов);
• Координация корпоративных мероприятий.

Документооборот и взаимодействие

• Контроль поступления, отправки и получения корреспонденции, взаимодействие с Почтой России, курьерскими и экспресс-службами;
• Работа с электронным документооборотом (СБИС / ЭДО);

Требования

Образование, опыт и профессиональные навыки

• Высшее образование будет преимуществом
• Опыт работы офис-менеджером / административным координатором / помощником руководителя от 1–2 лет;
• Уверенный пользователь Word, Excel, Outlook/почты, мессенджеров;
• Опыт работы с электронным документооборотом (ЭДО) будет плюсом;
• Умение быстро организовывать процессы и доводить задачи до результата.

Личностные качества

• Высокая организованность и ответственность;
• Внимательность к деталям;
• Самостоятельность и проактивность;
• Готовность к широкому кругу задач и работе в режиме многозадачности;
• Сервисный подход и доброжелательность;
• Стрессоустойчивость, адаптабельность, готовность к решению нестандартных ситуаций.

Условия

1. Официальное трудоустройство по ТК РФ, полная занятость (5/2, с 09:00 до 18:00).
2. Комфортный современный офис с оборудованными переговорными, кофе-поинтом и кухней.
3. ДМС после испытательного срока.
4. Перспективы профессионального роста и развития в рамках растущей IT-компании.