Специалист по архивному делу и документообороту

Обязанности:

Организация архивного хранения документов

• Формирование, ведение и актуализация корпоративного архива организации;
• Обеспечение централизованного хранения документов на бумажных и электронных носителях;
• Организация приема документов от структурных подразделений в архив в соответствии с утвержденными графиками и регламентами;
• Контроль своевременности передачи документов подразделениями на архивное хранение;
• Проверка комплектности и правильности оформления передаваемых документов;
• Проведение экспертизы ценности документов и подготовка материалов для определения сроков хранения;
• Формирование дел постоянного, длительного и временного хранения;
• Подготовка документов к архивному хранению в соответствии с требованиями законодательства и внутренних регламентов;
• Обеспечение сохранности архивных документов и соблюдения правил хранения.

Ведение номенклатуры дел

• Разработка, актуализация и сопровождение сводной номенклатуры дел организации;
• Контроль соблюдения подразделениями утвержденной номенклатуры дел;
• Консультирование сотрудников по вопросам формирования дел и присвоения индексов;
• Контроль правильности формирования дел в подразделениях;
• Подготовка предложений по совершенствованию системы хранения документов.

Формирование и обработка архивных дел

• Сортировка документов по видам, срокам хранения и принадлежности к структурным подразделениям;
• Формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• Подшивка документов в архивные папки и тома;
• Нумерация листов дел;
• Составление внутренних описей документов;
• Оформление заверительных листов;
• Маркировка архивных коробов, папок и мест хранения;
• Подготовка дел к передаче на постоянное или длительное хранение;
• Подготовка дел к уничтожению по истечении сроков хранения.

Ведение реестров и учет документов

• Ведение реестров архивных дел;
• Ведение реестров документов постоянного хранения;
• Ведение реестров документов длительного хранения;
• Ведение реестров переданных и принятых дел;
• Ведение реестров договоров, приказов, доверенностей, протоколов и иных документов по поручению руководства;
• Учет движения архивных документов;
• Формирование электронных баз данных архивного учета;
• Подготовка отчетов о состоянии архива и движении документов.

Работа с подразделениями

• Организация взаимодействия со всеми подразделениями компании по вопросам документооборота и архивного хранения;
• Контроль своевременного предоставления документов подразделениями;
• Направление уведомлений и запросов о необходимости передачи документов в архив;
• Консультирование сотрудников по вопросам оформления, регистрации, систематизации и хранения документов;
• Проведение проверок соблюдения требований документооборота в подразделениях;
• Подготовка актов выявленных нарушений порядка хранения документов.

Работа с электронным архивом

• Ведение электронного архива организации;
• Сканирование документов и создание электронных копий;
• Проверка качества электронных образов документов;
• Систематизация электронных документов по утвержденной структуре хранения;
• Контроль корректности размещения документов в корпоративных папках и информационных системах;
• Поддержание актуальной структуры электронного архива;
• Работа в 1С: Документооборот, корпоративных файловых хранилищах

Выдача и поиск документов

• Организация выдачи архивных документов по запросам сотрудников и руководителей;
• Ведение журнала выдачи и возврата документов;
• Контроль соблюдения сроков возврата документов;
• Оперативный поиск документов по запросам руководства, бухгалтерии, юридического отдела, финансовой службы и иных подразделений;
• Подготовка архивных справок, выписок и копий документов.

Контроль и отчетность

• Подготовка отчетности о состоянии архивного фонда организации;
• Контроль соблюдения законодательства и внутренних нормативных документов в части архивного хранения;
• Подготовка документов к внутренним и внешним проверкам, аудитам и инспекциям;
• Участие в разработке регламентов документооборота и архивного хранения;
• Подготовка проектов инструкций, положений, регламентов и методических материалов по архивному делу.

Требования

• Высшее или среднее профессиональное образование;
• Опыт работы архивариусом, специалистом по архивному делу, документоведом или специалистом по документообороту не менее 3 лет;
• Знание законодательства в области архивного дела и документооборота;
• Практический опыт формирования архивных дел и ведения номенклатуры дел;
• Опыт работы с большими объемами документации;
• Навыки ведения реестров, описей и журналов учета;
• Опыт подготовки документов к архивному хранению и уничтожению;
• Знание правил систематизации, классификации и учета документов;
• Опыт работы с электронными архивами и системами электронного документооборота;
• Уверенное владение MS Office, Excel, 1С: Документооборот;
• Высокая внимательность к деталям, аккуратность и системность;
• Ответственность за сохранность документов и конфиденциальность информации.

Условия:

• Трудоустройство ТК РФ;

• место работы БЦ Газойл Сити , м. Калужская;

• График работы: 5/2 с 09:00-18:00;

• Полностью белая заработная плата, обсуждается с успешным кандидатом, возможен бонус по результатам работы за год.

• Испытательный срок: 3 мес.

• ДМС после испытательного срока.