Главный специалист отдела сопровождения контрактов и документооборота

1. Детализированные должностные обязанности

• Формирование закрывающей документации (доходная часть):
  • Ежемесячный сбор и систематизация сводных реестров услуг от подразделений-исполнителей для подготовки полного пакета закрывающих документов (акты выполненных работ/услуг, КС-2, КС-3), счета на оплату, расшифровки).
  • Комплексная проверка комплектов на соответствие первичным данным и требованиям конкретного Заказчика (наличие печатей, правильность формулировок, полнота приложений), оперативное устранение замечаний по итогам проверок Заказчиков.
  • Координация «конвейера» закрытия: жесткий контроль сроков подготовки, прохождения внутреннего контроля и передачи оригиналов в бухгалтерию/заказчику до согласованной даты закрытия реализации.
• Цифровизация процессов и контроль задач (Битрикс24):
  • Структурированная загрузка скан-копий отчетных документов в карточки сделок/проектов CRM.
  • Постановка, мониторинг исполнения и «закрытие» связанных подзадач в Битрикс24 ответственными смежниками (юристы, инженеры, сметчики, бухгалтеры).
  • Ежедневная актуализация статусов задач для прозрачности бизнес-процессов руководством.
• Общий документооборот компании:
  • Обработка всего потока корреспонденции: регистрация и отправка входящих/исходящих писем, приказов, распоряжений, оформление и учет доверенностей в соответствующих журналах учета.
  • Формирование дел, систематизация и сдача документов в архив согласно утвержденной номенклатуре.
• Ведение мастер-данных и контроллинг:
  • Ведение актуального электронного архива договорной и исполнительной документации (и доходных, и расходных договоров) в общей сетевой папке с понятной системой каталогов для использования смежными подразделениями.
  • Финансовая диспетчеризация: еженедельная актуализация Общего реестра действующих договоров, сверка статусов оплат, задолженностей и объемов реализации. Подготовка сводок по запросам руководства.
• Логистика документов:
  • Организация маршрутов согласования и физического подписания документов (внутри компании и отправка на подпись контрагентам), включая организацию курьерской и почтовой рассылки исходящих оригиналов.

2. Требования к образованию и подготовке

• Базовое образование:
  • Предпочтительное: Высшее (бакалавриат/специалитет) «Документоведение и архивоведение», «Экономика и управление», «Юриспруденция» или «Менеджмент организации».
  • Допустимое: Среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства при наличии подтвержденного релевантного опыта от 3 лет.
• Дополнительная подготовка (как преимущество):
  • Знание основ бухгалтерского учета (курс "Бухучет для непрофильных специалистов") для грамотного чтения закрывающих документов (счет-фактура, УПД).
  • Сертификаты о прохождении курсов по Битрикс24 (расширенный функционал: бизнес-процессы, роботы).

3. Требования к опыту работы

• Стаж:
  • Реальный опыт работы в документообороте, договорном отделе или канцелярии от 2-х лет (желательно в сфере услуг или строительства, где сложная исполнительная документация).

4. Профессиональные знания и умения

• Инструментарий:
  • Уверенный пользователь Битрикс24 (работа с задачами, диском, живой лентой, генерация отчетов).
  • Продвинутый уровень MS Excel: умение строить сводные таблицы, фильтры, связывать данные из разных книг для автоматизации Реестра оплат.
  • Владение офисной оргтехникой, системами электронного документооборота (Диадок/СБИС/Контур).
• Нормативная база:
  • Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (оформление реквизитов и бланков документов), понимание правил архивного хранения.
  • Четкое понимание разницы между УПД, Счетом-фактурой, Актом, ТОРГ-12 и правил внесения исправлений в первичку.
• Навыки делопроизводства:
  • Безупречная грамотность, высокая скорость печати, отсутствие опечаток в суммах и номерах договоров.
  • Способность уверенно ориентироваться в сетевой файловой системе и быстро находить нужный скан/оригинал документа.

5. Личностные качества

• Педантичность и скрупулезность в подготовке документации, принципиальность в отстаивании порядка оформления документов.
• Исполнительная дисциплина и «чувство времени» - закрытие периода строится на дедлайнах (до 5-го числа ежемесячно). Опоздание по вине специалиста недопустимо, так как влечет задержку оплат выполненных работ и претензии от заказчика.
• Стрессоустойчивость: способность сохранять спокойствие и ясность ума в период «аврала» (конец месяца/квартала/года), когда закрытие документов идет одновременно по нескольким проектам/направлениям.
• Коммуникабельность: умение выстроить конструктивный диалог коллегами и представителями заказчика.
• Память: хорошая ассоциативная память на названия контрактов, контрагентов, заказчиков и специфические требования к оформлению/ведению их документооборота.