Ассистент руководителя

Choosy Recruitment - международное рекрутмент агентство. Мы закрываем вакансии в России, странах СНГ, Европы и ОАЭ

На данный момент наш клиент - серийный предприниматель (собственник торговой компании, консалтинговой компании, коммерческих объектов недвижимости, ресторанного и спортивного бизнесов) - находится в поисках бизнес/личного ассистента в Москве

Чем предстоит заниматься:

1. 50% задач - бизнес-ассистирование

Финансово-административная координация
- ведение реестра счетов и оплат
- сбор счетов, актов, договоров и других оснований для оплаты;
- контроль полноты пакета документов;
- отслеживание статусов согласования;
- напоминания ответственным по недостающим документам;
- контроль получения закрывающих документов после оплаты;
- поддержание в порядке папок, реестров, архивов.
Документооборот и договорная поддержка
- ведение реестра договоров;
- контроль сроков действия договоров, пролонгаций, расторжений;
- организация подписания документов;
- запрос оригиналов и сканов у контрагентов;
- архивирование договоров, приложений, актов, УПД;
- контроль корректности хранения документов по юрлицам и проектам;
- подготовка черновиков типовых писем и шаблонных документов.
Административная поддержка всех проектов
- подключение и настройка рабочих сервисов: Битрикс, облака, почты, доступы, кабинеты;
- координация подключения новых подрядчиков и сервисов;
- сбор коммерческих предложений от контрагентов;
- первичное сравнение предложений по форме: цена, сроки, условия, объем услуг;
- ведение реестра подрядчиков и их условий;
- сбор документов для кредитов, лизинга, банковских заявок и других финансовых продуктов;
- контроль сроков предоставления документов;
- организация обмена документами между участниками процесса
- сопровождение открытия счетов, смены реквизитов, обновления анкет и банковских данных;
- отслеживание статусов по заявкам, кредитам, банковским продуктам;
- помощь в техническом запуске новых процессов в проектах.
Back-office поддержка всех проектов
- ведение реестра юрлиц, ИП, реквизитов, банков, подписантов;
- хранение и контроль доверенностей, ЭЦП, карточек компаний;
- сбор пакетов документов для банков, нотариусов, юристов;
- подготовка шаблонных заявлений, анкет, писем;
- организация подписания корпоративных документов;
- контроль административных сроков по изменениям реквизитов, подписантов, доступов;
- координация курьеров, нотариусов, юристов и банковских менеджеров

Работа с информацией

- взаимодействие с партнерами, подрядчиками, участие во встречах;

- сбор и аналитика необходимой информации

- составление отчетов и презентационных материалов

2. 50% задач - личные поручения

- координация бытовых закупочных и ремонтных работ;

- поиск, аналитика, свод возможных вариантов для отдыха/поездок/досуга семьи;

- бронирование билетов, отелей, трансфера, гидов;

- бронирование ресторанов, визитов в медицинские учреждения;

- поиск и покупка подарков, организация семейных мероприятий

Что важно в кандидате:

- опыт работы как с бизнес, так и с личными поручениями (возможно, в другой пропорции);

- открытая, прозрачная, четкая коммуникация;

- внимательность, детальный подход к задачам;

- лояльность, гибкость, интерес к профессиональному развитию;

- разговорный английский язык;

- возможность по предварительной договоренности выезжать на встречи с руководителем/подрядчиками;

- умение договариваться, находить удачные варианты, креативность;

- навыки работы с AI;

Условия:

- Фиксированный доход;

- Удаленная работа с рабочими встречами в Москве по предварительной договоренности;

- Нормированный график работы;

- Уважительная атмосфера, интересные задачи