Личный ассистент руководителя с функциями офис-менеджера

О роли

Предприниматель и инвестор ищет личного ассистента с функциями офис-менеджера в свою Управляющую компанию. Требуется надежная "правая рука", которая возьмет на себя операционные, административные и личные задачи, и освободит время руководителя для стратегических вопросов.

Это позиция доверенного уровня и подразумевает долгосрочное сотрудничество. Нам нужен не "секретарь на телефоне", а самостоятельный системный человек, который думает на шаг вперед, доводит дело до конца и которому можно делегировать без микроконтроля.

Чем предстоит заниматься

• Управление календарём и графиком руководителя, планирование дня и недели, защита времени руководителя для решения струтегических задач.
• Фильтрация и ведение входящих коммуникаций (почта, мессенджеры), деловая переписка на русском и английском, в том числе от имени руководителя.
• Комплексная организация поездок: билеты, отели, трансферы, визы, маршрутные планы.
• Документооборот: первичная документация, договоры, сканирование и систематизация, подготовка документов к подписанию.
• Оплата корпоративных и личных сервисов, работа с подрядчиками и поставщиками (в рамках согласованных лимитов).
• Поиск и подготовка информации: дайджесты новостей, сравнение подрядчиков, сбор данных для отчётов и презентаций.
• Контроль задач и дедлайнов: протоколы встреч, ведение задачника в трекере, сбор статусов с сотрудников и подрядчиков.
• Личные поручения: запись к врачам и на мероприятия, бронирование ресторанов, заказ подарков и цветов, бытовые вопросы, помощь членам семьи руководителя.

Что мы ждём от вас

• Опыт работы личным ассистентом/помощником руководителя/executive assistant/офис-менеджером от 3 лет (преимущество - поддержка первых лиц, работа в family office).
• Английский язык не ниже B2 (Upper-Intermediate), желательно C1 - свободная деловая переписка и общение. Уровень будет проверяться на собеседовании.
• Грамотный русский язык, отличные коммуникативные навыки.
• Уверенное владение MS Office, календарями, таск-трекерами.
• Опыт организации поездок и работы с документами.
• Системность, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты.
• Проактивность, самостоятельность, ответственность за результат.
• Стрессоустойчивость и готовность к ненормированному графику в разумных пределах (возможны срочные вопросы вечером и в выходные - без злоупотребления).
• Безупречная конфиденциальность.

Будет преимуществом

• Высшее образование в области экономики/финансов.
• Опыт одновременной поддержки нескольких проектов/бизнесов.
• Знание этикета делового и светского общения.

Условия

• Формат работы: полный день, офис в Москве (полностью офлайн).
• График: основной рабочий день с гибкостью; готовность быть на связи по срочным вопросам в вечернее время/выходные в разумных пределах.
• Оформление по ТК РФ.
• Доход: оклад + ежемесячный KPI-бонус (итоговая сумма обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта).
• Прямое подчинение первому лицу, прозрачная система задач и мотивации, возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.

Преимущества вакансии

• Уютный офис и прекрасный климат в небольшом и дружном коллективе;
• Возможность обучения за счет компании (повышение уровня английского, профильные курсы для личного ассистента и тд.);
• Гибкость по личным вопросам сотрудника;
• Дополнительные бонусы и премии за решение важных задач и при стабильно высоких KPI в течении года.

Как откликнуться

В отклике, пожалуйста: коротко опишите ваш релевантный опыт и приложите пару строк на английском языке о том, почему эта роль вам подходит. Это поможет нам сразу оценить уровень языка.