Офис-менеджер / Ассистент менеджеров проектов / Личный помощник руководителя

Мы ищем инициативного и организованного сотрудника, который обеспечит бесперебойную работу офиса и окажет административную поддержку менеджерам проектов в группе компаний, специализирующихся на аренде коммерческой недвижимости.

Мы ищем пунктуального и надёжного личного помощника, периодически выполняющего поручения руководителя.

Обязанности:

*Личный помощник руководителя*

- Планирование и организация встреч и conference call

- Проведение телеконференций и совещаний, протоколы итогов

- Заказ на маркетплейсах товаров для личного пользования

- Заказ услуг, билетов, отелей и т.п.

*Поддержка менеджеров проектов*

- Сбор и систематизация информации по объектам аренды

- Ведение таблиц и реестров по проектам, подготовка отчётов

- Контроль исполнения задач и поручений: отслеживание сроков выполнения, напоминание ответственным лицам, контроль статусов и обеспечение своевременного достижения поставленных результатов

- Помощь в организации показов, встреч и переговоров с арендаторами

*Авитолог*

- Совместно с менеджерами проектов формирование объявлений, продвижение, администрирование переписки с интересантами

- Отслеживание выгодных тарифов, пополнение баланса рекламных площадок

- Контроль недобросовестной рекламы наших объектов, жалобы

*Делопроизводство*

- Ведение входящей и исходящей документации, регистрация и архивирование

- Подготовка и оформление договоров аренды, актов, писем и внутренних документов

- Контроль сроков по документам и поручениям

- Отправка и получение Почта РФ, документы и бандероли Москва – СПб через службу РЖД на Ленинградском вокзале

*Офис-менеджмент*

- Организация и контроль жизнеобеспечения офиса: расходники, оргтехника

- Взаимодействие с арендодателями, подрядчиками и курьерскими службами

Доп.опция *Поиск объектов на ЭТП*

- Поиск и выбор объектов недвижимости в торгах, на агрегаторах и ЭТП

- Подача заявок и задатков для покупки объектов с электронных торгов

- Опыт в делопроизводстве и/или административной работе — от 1 года
- Пунктуальность и соблюдение дедлайнов
- Скрупулёзность: точность в документах, внимание к деталям
- Ответственность: самостоятельное доведение задач до результата
- Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Грамотная письменная и устная речь

Будет плюсом:
- Опыт работы в сфере анализа/управления/аренды/продажи недвижимости
- Знание систем CRM
- Желание развиваться в недвижимости, поиск ниш и возможностей

- Заработная плата — окончательный размер обсуждается по результатам собеседования

- Дополнительный доход и бонусы зависят от достигнутых результатов, качества выполнения задач и вклада в повышение эффективности бизнес-процессов компании
- Оформление по ТК РФ
- Работа в офисе в центре Москвы с 10 до 18, пятидневка.