Помощник / ассистент / делопроизводитель в юридический отдел

Документооборот и сопровождение сделок по проектам:

• Организация оплаты счетов, проверка первичных документов на соответствие договорам, визирование в ЭДО.
• Формирование и согласование проектов договоров, устранение замечаний согласующих.
• Коммуникация с исполнителями по договорам услуг, контроль предоставления результатов работ, фотоотчетов.
• Подготовка ежемесячного отчёта для заказчика по проекту, учёт согласований, определение вида затрат.
• Передача документов на бумажном носителе контрагентам и в бухгалтерию.

Работа с сувенирной и полиграфической продукцией:

• Учёт остатков, предоставление сведений по запросу.
• Заказ продукции: запрос коммерческих предложений, анализ, согласование с руководителем, контроль сроков.

Организация перевозки рекламных материалов (Москва/Сочи):

• Согласование условий с исполнителями, координация с местами вывоза и размещения, заказ пропусков.

Ведение таблиц затрат на продвижение проектов:

• Заполнение данных об оплатах и актах, поддержание актуальности.

Подготовка отчётов :

• Запрос данных от отдела продаж (поступления, переменная часть, показы, продажи).
• Заполнение структуры отчёта, расчёт сумм затрат и оплат, согласование с заинтересованными лицами.
• Запрос копий платёжных поручений, выгрузка материалов в облако, печать копий закрывающих документов.

Ведение архива договоров и дополнительных соглашений (бумажного и электронного) для 9 юр.лиц:

• Приём, проверка оформления документов (подписи, прошивка, лист согласования), возврат на доработку при ошибках.
• Сканирование, размещение в сетевой папке, сдача оригинала в бумажный архив.
• Поиск оригиналов и сканирование договоров за прошлые периоды.
• Сканирование доверенностей ТМЦ, отслеживание сроков хранения документации.

Работа с внешним архивом:

• Организация уничтожения документов с истекшим сроком хранения, передача документов во внешний архив (составление описей, заполнение формуляров).
• Планирование бюджета на следующий год.

Прочие обязанности:

• Проставление печатей, проверка полномочий подписанта.
• Согласование реестра платежей (проверка наличия оригинала договора в архиве).
• Подписание договоров и доп. соглашений в ЭДО.
• Публикация сообщений на портале «Федресурс»

• Опыт работы в договорной работе, документообороте, сопровождении сделок от 3 лет.
• Подготовка письменных обращений по проектам находящимся в работе.
• Опыт работы с первичной документацией (счета, акты, КС‑2, КС‑3), ЭДО.
• Знание 1С: Документооборот, Управление договорами.
• Уверенный пользователь ПК (Excel, облачные сервисы типа Cloud / сетевые папки).
• Понимание основ делопроизводства, архивирования, требований к хранению документов.
• Опыт взаимодействия с ФРК (для строительных проектов) – желательно.
• Высшее образование (экономическое/юридическое – приветствуется).

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня;
• Испытательный срок 3 месяца;
• Выплата заработной платы два раза в месяц. Без задержек и все официально;
• Ежегодный оплачиваемы отпуск в 28 календарных дней;
• Программа ДМС после испытательного срока с большим выбором клиник, полисом для выезда за рубеж;
• Выдача карты для посещения фитнес-центра, расположенного в здании офиса;
• Возможна годовая премия в размере одного оклада;
• График работы 5/2 с 9:30 до 18:00 на территории работодателя;
• Работа в Бизнес центре класса "А", от ст. м. Славянский бульвар, ст. м. Молодежная, ул.Беловежская, д.4В, Москва, 121353.
• Корпоративные мероприятия: "День компании", "Новый год с детскими подарками";
• Дружный коллектив.