АО «Издательский дом «Красота» — молодое издательство, выпускающее иллюстрированные книжные издания. Ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя административную поддержку команды и станет человеком, на которого можно положиться в организационных вопросах.
Что предстоит делать
Документооборот и курьерские задачи:
- доставка документов контрагентам, в налоговую, в банк, на почту
- отправка и получение корреспонденции (Почта России, СДЭК, курьерские службы)
- передача договоров и актов на подписание, контроль возврата подписанных экземпляров
- получение заказов от поставщиков по доверенности
- сканирование, копирование, систематизация и архивирование документов
- ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции
Офисная поддержка:
- заказ канцелярии, расходных материалов, воды, хозтоваров
- контроль состояния офиса, взаимодействие с арендодателем и службами (уборка, мелкий ремонт, пропуска)
- приём гостей, курьеров, представителей контрагентов
- организация рабочего пространства для новых сотрудников
Помощь руководству:
- ведение календаря встреч, бронирование переговорных
- заказ такси, билетов, курьерских доставок
- подготовка простых писем, уведомлений и служебных записок по шаблонам
- сбор информации по запросу руководителя
Специфика издательства (обучим):
- передача макетов и тиражей в типографию и обратно
- отправка обязательных экземпляров в Книжную палату
- доставка авторских экземпляров авторам
- помощь в комплектации и отправке заказов
Мы ожидаем
- Ответственность и внимание к деталям — документы не должны теряться
- Пунктуальность — курьерские задачи привязаны к срокам
- Самостоятельность — умение решать задачи без пошагового контроля
- Грамотная устная и письменная речь
- Уверенное владение компьютером (почта, мессенджеры, Google Docs / MS Office)
- Готовность к перемещениям по Москве (доставка документов, поездки в типографию, на почту)
Будет плюсом
- Опыт работы офис-менеджером, ассистентом или курьером от 6 месяцев
- Знание основ документооборота (что такое акт, счёт, договор, доверенность)
- Опыт работы с курьерскими службами и Почтой России
- Интерес к книгам и издательскому делу
Похожие вакансии
Готовность оперативно присоединиться к команде в июне. Ценим: аккуратность, структурность, внимательность, проактивность, коммуникабельность, готовность работать в режиме многозадачности и высоком...
Уверенное знание ПК, оргтехники, офисного софта. Опыт в сфере офис-менеджмента (или смежные позиции) от 1 года. Умение пользоваться Google...
Оконченное высшее юридическое образование. Уверенный пользователь ПК. Навыки высокой скорости работы в многозадачном режиме. Высокий уровень коммуникативных навыков.
Коммуникабельность, доброжелательность, грамотная речь. - Умение работать в динамичном режиме. - Знание офисных программ (Word, Excel), уверенное пользование телефоном, мессенджерами.
Опыт работы не требуется — рассматриваем кандидатов без опыта или с минимальным. Уверенный пользователь ПК: электронная почта, Word, Excel, интернет-магазины...