Помощник/ассистент собственника/Family office

Условия:

Работа в крупной, стабильной компании

- Заработная плата 200 000 руб с НДФЛ

- Место работы: м. Бауманская, ул. Нижняя Красносельская, д.40/12, к.8

- Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы

- Готовность к штрафам

- Готовность к прохождению полиграфа

- Онлайн собеседование Zoom

- Рекомендация с прошлого места работы

- После испытательного срока предоставляется абонемент в Фитнес-Клуб

- Личный / бизнес-ассистент собственника, готовый работать в высоком темпе, с дневными переработками и доступностью 24/7 для срочных задач

- График работы 5/2 по 9.00-18.00/ненормированный рабочий день

Обязанности:

- Контроль автотранспорта, взаимодействие с водителями, проверка маршрута

- Покупка подарков на праздники

- Проверка отчетности сотрудников

- Сбор информации/отчетности по различны направлениям посредством постановки задачи конкретному сотруднику

- Осуществление перечня записей на различные услуги (мед.клиника, стоматология и т.п)

- Ведение и контроль учётных записей (гос.услуги., налоги.ру, начисление коммунальных платежей, сайты оформления и покупка жд/авиа билетов, бронирование отелей и т.п

- Ведение календаря, встреч, напоминаний, переносов, буферов и приоритетов дня

- Организация поездок: билеты, отели, трансферы, маршруты, документы, визы, альтернативные сценарии, резервные варианты

- Подготовка писем, документов, таблиц, чек-листов, коротких сводок и планов

- Контроль оплат, счетов, чеков, авансовых отчётов, подписок, сервисов и личных расходов в зоне поручений

- Приём, фильтрация и корректная маршрутизация звонков, сообщений, запросов от партнёров, подрядчиков и окружения

- Личные поручения: быт, комфорт, здоровье, покупки, сервисы, напоминания, мелкая логистика

- Оперативное решение форс-мажоров без паники и с предложением вариантов

- Использование ИИ-инструментов для ускорения рутины: черновики писем, структуры документов, чек-листы, сводки, анализ вариантов

- Планирует день, встречи, логистику, буферы, переносы, напоминания

Требования:

- Опыт работы личным, бизнес- или executive-ассистентом у собственника, CEO, топ-менеджера или предпринимателя

- Готовность к дневным переработкам и режиму «на связи 24/7» для срочных ситуаций, без торгов за каждый дополнительный звонок

- Разговорный английский: звонки, переписка, бронирования, коммуникация с отелями, подрядчиками, партнёрами

- Опыт работы с ИИ-инструментами: ChatGPT/аналоги для подготовки текстов, структурирования информации, поиска идей, чек-листов, таблиц, писем

- Уверенное владение календарями, мессенджерами, облачными документами, таблицами, трекерами задач, бронированиями и базовой CRM/таск-системой

- Подтверждаемая конфиденциальность и опыт работы с личной, финансовой или бизнес-чувствительной информацией

- Финансовая аккуратность: счета, оплаты, чеки, авансовые отчёты, корпоративная карта, контроль сроков

- Высшее образование

- Опыт работы в аналогичной должности с Первыми лицами Компании от 2-х лет

- Знание оргтехника, опытный пользователь ПК

- Стрессоустойчивость, исполнительность, ответственность, трудолюбие

- Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты

- Рекомендация с прошлого места работы