Заместитель финансового директора по отчетности

Заместитель финансового директора по проектной отчетности

1. Задачи

- Консультационная и методическая поддержка (формирование ТЗ и требований)

Консультирование руководителей проектов и ответственных исполнителей о требованиях к формированию технического задания (ТЗ) в соответствии с условиями гранта, субсидии, госконтракта.

Разработка и актуализация внутренних шаблонов ТЗ, календарных планов и обоснований (НМЦК) с учетом специфики источника финансирования.

Предоставление разъяснений по допустимым видам работ и затрат, структуре и формам предоставления отчетности.

Участие в предварительном согласовании ТЗ с заказчиком (грантодателем, Фондом) при необходимости.

- Постановка задач отделам по сбору отчетности

Формирование и доведение до проектных, финансовых и иных отделов планов-графиков предоставления отчетных документов (промежуточных и итоговых).

Постановка конкретных задач руководителям проектных подразделений: какие данные, в каком разрезе, по какой форме и к какому сроку необходимо подготовить.

Организация сбора первичной документации, подтверждающей выполнение работ (акты, счета, накладные, протоколы испытаний и пр.) от всех участвующих отделов.

Установление внутренних контрольных точек (дедлайнов) для каждого отдела с учетом времени на консолидацию и проверку.

- Консолидация отчетности

Сбор, проверка и сведение в единый отчет показателей из разных отделов (финансовая часть, содержание работ, достигнутые результаты, показатели эффективности).

Формирование пакетов отчетности в строгом соответствии с требованиями грантодателя / заказчика по госконтракту / Фонда.

Подготовка пояснительных записок, обоснований отклонений и приложений к отчетам.

Обеспечение соответствия итоговой отчетности утвержденному ТЗ и календарному плану.

- Контроль соблюдения сроков предоставления отчетности по проектам

Мониторинг соблюдения внутренних и внешних сроков сдачи отчетов, уведомление ответственных лиц о приближении дедлайнов.

Выявление рисков срыва сроков, оперативное эскалирование проблем руководству.

Ведение реестра отчетности по всем проектам с разными источниками (субсидия, грант, госконтракт, Фонды) с отметками о статусе и факте сдачи.

Организация сдачи отчетности через специализированные системы (ГИИС Электронный бюджет, Грант-системы, ЕИС в сфере закупок, личные кабинеты фондов) с соблюдением регламентов.

- Администрирование и взаимодействие с контролирующими органами

Взаимодействие с грантодателями, контрольно-счетными органами, Фондами по вопросам предоставления отчетности и запросов дополнительной информации.

Участие в подготовке ответов на замечания по отчетам.

Хранение и архивация всей сданной отчетности и подтверждающих документов на случай проверок (в т.ч. камеральных и выездных).

- Участие в закрытии проектов и аудите

Подготовка итоговых отчетов по проектам и закрывающих документов для комиссии по приемке результатов.

Сопровождение процедур внутреннего и внешнего аудита (проверка целевого использования средств, подтверждение выполненных работ предоставленной отчетностью).

2. Требования

Высшее образование (экономическое, финансовое, юридическое, управленческое или в сфере государственного и муниципального управления).

Дополнительное профессиональное образование (курсы) по управлению проектами, грантовой деятельности, контрактной системе в сфере закупок.

3. Ключевые навыки

Знание 44-ФЗ и 223-ФЗ в части, касающейся исполнения госконтрактов и отчетности по ним.

Знание нормативной базы, в частности Бюджетного кодекса РФ (принципы субсидирования, целевого использования средств).

Опыт работы с субсидиями из Федерального бюджета.

Опыт работы и понимание требований грантодателей (РСФ, РФФИ, Фонд президентских грантов и др.) к отчетности.

Глубокое понимание понятия «целевое/нецелевое использования средств», «неэффективное расходование».

Опыт работы с формами и видами отчетности по грантам/субсидиям/контрактам: финансовая, содержательная, показательная.

Понимание требований к первичным учетным документам (акты, счета, договоры с субподрядчиками, табели учета рабочего времени, приказы на командировки и пр.).

Профессиональные навыки и опыт (обязательно)

4. Опыт работы:

От 2–3 лет в сфере сопровождения грантов, субсидий, госконтрактов (желательно со спортивной или социальной тематикой).

Опыт подготовки и сдачи отчетности (промежуточной и итоговой) для грантодателей / госзаказчиков / фондов.

Опыт консолидации данных от нескольких отделов (бухгалтерия, юристы, профильные исполнители).

Навыки управления:

Постановка задач отделам и контроль исполнения (без права линейного руководства, но с управленческим весом).

Составление внутренних планов-графиков отчетности и контроль соблюдения дедлайнов.

Взаимодействие с контролирующими органами и фондами по вопросам отчетности.

Анализ рисков несвоевременной сдачи отчетности и принятие превентивных мер.

Навыки работы с документацией:

Составление и проверка технических заданий на соответствие условиям финансирования.

Формирование пакетов закрывающих документов для приемки результатов.

Подготовка пояснительных записок и обоснований при отклонениях.

5. Личностные качества

Системное мышление.

Внимательность к деталям.

Коммуникабельность.

Проактивность.

Ориентация на результат.

Грамотная письменная и устная речь.

6. Условия

Полная занятость 5/2, гибкий график с готовностью работать в выходные в дни проведения мероприятий.

Работа в команде, продвигающей новый технологичный вид спорта и формирующей сообщество пилотов и энтузиастов дронов.

Возможность профессионального роста.

Уровень дохода по результатам собеседования.

7. Желательные дополнительные требования

Опыт подготовки заявок на гранты.

Опыт работы в спортивных федерациях, НКО, бюджетных учреждениях.

Навыки финансового анализа и бюджетирования.

Опыт прохождения камеральных и выездных проверок субсидий/грантов.