Ассистент руководителя

1. Позиция и контекст

Роль сочетает деловую и личную поддержку: операционное управление офисной средой, календарь и подготовка встреч, представительская функция, контроль исполнения поручений, организация поездок, отдельные личные задачи.

Уровень роли — доверенный операционный сотрудник с самостоятельной зоной ответственности. В рамках установленных стандартов ассистент действует без дополнительных согласований; новые и неоднозначные ситуации согласовываются однократно, после чего фиксируются как стандарт.

2. Функциональные обязанности

2.1. Офис и операционная среда

• Обеспечение готовности офиса к началу каждого рабочего дня: порядок, укомплектованность, работоспособность техники.

• Контроль и своевременное пополнение расходных материалов без напоминаний.

• Подготовка переговорной к каждой встрече: техника, материалы, зарядные устройства, кабели.

• Ведение и поддержание актуальности доступов и паролей; аккуратное обращение с ними.

2.2. Календарь и управление временем

• Полное ведение календаря руководителя: планирование, подтверждение, перенос встреч.

• Заблаговременное прояснение неясных пунктов расписания — не позднее чем за день до события.

• Защита приоритетов руководителя: резервирование времени на ключевые задачи.

2.3. Подготовка ко встречам

• Сбор контекста по каждой встрече: уточнение повестки и сути вопроса у профильных сотрудников.

• Заблаговременный запрос и подготовка материалов к встрече/организация брифинга руководителя с ответственными сотрудниками.

• Краткая справка руководителю: участники, предмет, договорённости предыдущих контактов.

• К началу встречи все необходимые материалы — у руководителя.

2.4. Представительская функция

• Встреча гостей, предложение напитков, сопровождение и проводы — по представительскому стандарту.

2.5. Контроль поручений

• Ведение реестра поручений с актуальным статусом, доступным в любой момент.

• Своевременная эскалация задержек и проблем с конкретикой по существу.

• Подтверждение выполнения фактической проверкой, а не докладом исполнителя.

2.6. Взаимодействие с командой

• Рабочая коммуникация с сотрудниками компаний на равных, без иерархической дистанции.

• Содействие коллегам в рамках уместного и возможного.

2.7. Контакты, даты, протокольные события

• Ведение базы ключевых контактов, дней рождения и значимых дат.

• Полный цикл поздравлений: планирование, подарки, цветы, логистика — заблаговременно.

• Самостоятельное восстановление и поддержание актуальности недостающей информации.

2.8. Поездки

• Полная организация деловых и личных поездок: билеты, отели, трансферы, визы.

• Подготовка комплекта документов и маршрута до выезда.

2.9. Личные поручения и фильтрация

• Выполнение личных поручений в разумных пределах, по контексту приоритетов дня.

• Первичная фильтрация входящих вопросов: самостоятельное прояснение через заместителей и профильных сотрудников того, что не требует внимания руководителя.

3. Требования к кандидату

Опыт

• Опыт работы личным или executive-ассистентом первого лица от 2 лет (собственник, CEO, топ-менеджер).

Навыки

• Уверенное владение календарными системами, документами, современными цифровыми инструментами.

• Грамотная устная и письменная речь, зрелый деловой стиль коммуникации.

• Навык организации поездок, включая международные (визы, маршруты, документы).

Личные качества

• Проактивность и предвидение: способность работать на опережение, а не по запросу.

• Самообладание при давлении и изменениях в последний момент.

• Внимание к деталям при понимании общей картины и целей.

• Восприимчивость к обратной связи: однократного обсуждения достаточно для корректировки.

• Ответственность за результат: задача считается выполненной после фактической проверки.

Конфиденциальность

• Абсолютная дискретность: ассистент имеет доступ к личной, деловой и финансовой информации.

• Подписание соглашения о неразглашении (NDA) — стандартная часть оформления.

4. Условия и формат

• Формат: очный, полная занятость.

• Доступность вне рабочих часов: реагирование на срочные сообщения; дистанционное сопровождение мероприятий руководителя; сопровождение по изменениям (встречи/поручения от руководства) в контакте с аппаратами руководителей/акционеров.