1. Прием и распределение входящих звонков;
2. Выполнение поручений руководства компании, ведение делового календаря руководителя;
3. Регистрация всех документов организации (входящие/исходящие документы, служебные записки, приказы и т.д.);
4. Осуществление контроля за правильным оформлением документов на подпись руководителей в соответствии с установленными в компании нормами и правилами, подготовка документов на подпись;
5. Работа в базе 1С: заведение счетов на оплату (заказы поставщику, заявки на расходование денежных средств), заведение новых контрагентов;
6. Оформление, согласование, подписание и рассылка организационно-распорядительных документов;
7. Составление протоколов совещаний, контроль за выполнением пунктов протоколов (по необходимости);
8. Организация отправки/доставки корреспонденции (курьерская доставка, почтовые отправления, экспресс-почта);
9. Взаимодействие с производственным подразделением по ведению документооборота и согласованию документов;
10. Взаимодействие со всеми отделами по поступающим запросам;
11. Заказ пропусков для машин, посетителей и сотрудников.
12. Обеспечение работников расходными материалами, товарами и услугами для создания оптимальных условий труда:
13. Обеспечение работы офиса:
- осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования/техники и вызов мастеров по ремонту. поддержание порядка в офисе и в комнате приема пищи
- организация и контроль работы курьера, контроль за качеством проведения уборки уборщиками служебных помещений.
14. Организация командировок сотрудников:
- приобретение для работников билетов на все виды транспорта (по необходимости)
- бронирование гостиниц (по необходимости)
15. Организация встреч и приема клиентов компании; материально-техническое обеспечение переговоров, совещаний и иных проводимых в офисе мероприятий.
-
16. Обеспечения корпоративных и деловых мероприятий.
17. Ежемесячный отчет по результатам административной и хозяйственной деятельности.
- Знание делопроизводства
- Грамотная речь
- Доброжелательность, исполнительность
- Ответственность
- Знание 1С
- Работа в быстроразвивающейся, стабильной компании
- Официальное трудоустройство
- Своевременная заработная плата
- Режим работы: 5/2, пон-четв: с 09.00 до 17 часов 30 минут, в пятницу с 09.00 до 16 часов 30 минут
Похожие вакансии
Отличные навыки коммуникации и грамотная речь (устная и письменная). - Обязательное умение: Навыки организации процессов и планирования, внимательность к деталям. -
Опыт работы офис-менеджером/секретарём/координатором от 1 года, также рассмотрим кандидатов с минимальным опытом работы и желанием учиться.
Грамотность. Знание делового этикета. Специальные навыки и знания в области тайм-менеджмента. Организаторские способности, эффективная работа в режиме многозадачности.
Высшее или среднее профессиональное образование. Обязательно: грамотная устная и письменная речь. Опыт работы с ведением делопроизводства. Электронный документооборот. Владение орг.
Высшее профильное образование «Документоведение и архивоведение», «Документационное обеспечение управления и архивоведение», либо высшее непрофильное образование и дополнительное профессиональное образование в...