Офис-менеджер

Офис-менеджер

В компанию требуется офис-менеджер — внимательный, доброжелательный и организованный специалист, который будет обеспечивать ежедневную административную работу офиса, встречать гостей, координировать документооборот и помогать сотрудникам в решении организационных вопросов.

Обязанности

• Принимать и распределять входящие телефонные звонки.
• Встречать посетителей, клиентов и партнеров Компании.
• Информировать сотрудников о прибытии гостей.
• Заказывать разовые пропуска для прохода посетителей в Компанию.
• Заказывать постоянные пропуска для новых сотрудников Компании.
• Бронировать переговорные комнаты для внутренних и внешних встреч.
• Поддерживать порядок в переговорных комнатах, зоне приема гостей и офисных зонах.
• Организовывать чай/кофе для руководителей, гостей и участников деловых встреч.
• Контролировать наличие воды, чая, кофе, расходных материалов, канцелярии и иных офисных запасов.
• Организовывать подготовку встреч, заседаний и совещаний: сбор материалов, оповещение участников, контроль готовности помещения.
• Вести регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
• Передавать корреспонденцию и документы в структурные подразделения.
• Организовывать отправку документов через курьера или внешние курьерские службы.
• Передавать документы Генеральному директору на рассмотрение и подпись.
• Выполнять информационные запросы руководителей Компании.
• Организовывать служебные командировки сотрудников: покупать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы, при необходимости организовывать трансфер или такси.
• Передавать счета, подтверждения и закрывающие документы по командировкам в бухгалтерию или ответственное подразделение.
• Сопровождать корпоративную программу ДМС: участвовать в перезаключении договоров, подключать и отключать сотрудников, направлять данные для оформления страховых полисов.
• Взаимодействовать со страховой компанией по вопросам оформления, продления и изменения полисов ДМС.
• Выполнять отдельные поручения руководителя в рамках административной поддержки офиса.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, администратором ресепшн, ассистентом или координатором офиса — от 0,5 года.
• Среднее профессиональное или высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание делового этикета.
• Уверенное владение Microsoft Office, Word, Outlook.
• Опыт работы с корреспонденцией и документооборотом.
• Навыки организации встреч, переговорных комнат и административных процессов.
• Опыт заказа билетов, бронирования гостиниц и организации командировок будет преимуществом.
• Английский язык на базовом уровне будет преимуществом.

Личные качества

• Доброжелательность и коммуникабельность.
• Внимательность к деталям.
• Аккуратность в работе с документами.
• Ответственность и исполнительность.
• Дисциплинированность.
• Тактичность и соблюдение деловой этики.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Сервисный подход к сотрудникам, гостям и партнерам Компании.

Условия

• Работа в стабильной управляющей компании.
• Офисный формат работы.
• График: 5/2 с 9.00 до 18.00
• Официальное оформление в соответствии с ТК РФ.
• Комфортный офис и деловая корпоративная среда.
• Прямое взаимодействие с руководством и сотрудниками Компании.
• Уровень дохода обсуждается с успешным кандидатом по итогам интервью.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который умеет создавать порядок вокруг себя: вовремя ответить на звонок, встретить гостя, подготовить переговорную, не потерять документ, аккуратно организовать поездку и спокойно решить текущий административный вопрос.

Эта позиция подойдет кандидату, которому комфортна роль надежного офисного координатора: внимательного, корректного, вежливого и ответственного.