Секретарь протоколов рабочих совещаний и комитетов

В «Ренессанс Банке» мы любим, что делаем, и создаем возможности для реализации идей. Нашли новое решение – доработали, заметили проблему клиента – помогли, появилась идея – воплотили. Мы так устроены! Тебе это близко? Становись частью команды тех, кто не стоит на месте.

Тебе предстоит:

• Подготовка к совещаниям: формирование повестки дня на основе запросов участников и регламента, cбор и предварительное распространение материалов к заседанию (отчеты, справки, проекты решений), регистрация участников, информирование об изменениях в графике/составе;
• Техническая подготовка: настройка записи трансляции, проверка оборудования;
• Ведение протокола во время заседания: фиксация ключевых аргументов, предложений и возражений, принятых решений (с точными формулировками), cроков исполнения, ответственных лиц, особых мнений членов коллегиальных органов (если требуют регуляторы);
• Контроль регламента: напоминание о времени докладчикам, оформление документов после совещания в 1С:Документооборот, cоставление проекта протокола в соответствии с внутренним регламентом, cогласование с членами комитетов, участниками совещания и ответственными исполнителями, внесение правок по замечаниям участников, официальное утверждение и регистрация документа;
• Управление поручениями в 1С:Документооборот: Создание задач (поручений), назначение ответственных исполнителей в соответствии с протоколом, установка четких сроков, прикрепление связанных файлов (презентации, отчеты и т.д.), автоматизация контроля, установка сроков исполнения для уведомления о приближении дедлайна, формирование сводных отчетов для руководства о статусе исполнения и напоминание об исполнении;
• Административная поддержка: ведение архива протоколов и сопутствующих материалов, подготовка выписок из протоколов по запросам подразделений, участие в актуализации шаблонов документов в 1С;
• Контрольно-аналитическая работа: мониторинг выполнения поручений: эскалация просроченных задач, анализ причин срывов сроков, cоставление еженедельных/ежемесячных отчетов для руководства.

Мы ждём от тебя:

• Опыт в банке или финансовом секторе от 1 года на должности с аналогичным функционалом;
• Опыт работы в организациях со штатом выше 1500-2000 чел.

Будет преимуществом:

Опыт работы в системе 1С:Докумнетооборот (версия 2.1, 3.0)

• Мы предлагаем:

• ДМС после испытательного срока и льготное страхование членов твоей семьи;
• Комфортный график 5/2;
• Улучшенные условия на кредиты, кредитные карты, вклады и другие продукты банка;
• Скидки на обучение английскому языку от Skyeng, фитнес, услуги здоровья и красоты;
• Корпоративное обучение: курсы, тренинги, вебинары и базы знаний;
• бонус за каждого, кто присоединится к нашей команде благодаря тебе;
• Насыщенную корпоративную жизнь, награждение лучших сотрудников и новогодние подарки детям.