Офис-менеджер. Помощник руководителя

О компании

ГК MedMap — один из лидеров в сегменте IT-MedTech компаний. Наш продукт — это дистанционные предрейсовые медосмотры водителей. Это не просто услуга, а обязательное требование законодательства, поэтому спрос стабильно растёт.

Мы входим в ТОП-3 отрасли и ежегодно масштабируемся. Стабильная, надежная компания прошедшая легко все кризисы.

Мы ищем не просто исполнителя, а проактивного организатора, который готов взять на себя офисные задачи и помочь бизнесу в работе.

Чем предстоит заниматься

Эта позиция — отличное сочетание классического офис-менеджмента и активной коммуникации с клиентами. Ваш день будет насыщенным и разнообразным:

Административно-хозяйственная часть (80% времени):

• Заказ воды, канцелярии, хозтоваров и расходных материалов для офиса.

• Прием, отправка и распределение корреспонденции; работа с курьерскими службами.

• Организация командировок для сотрудников и поездок для руководства (билеты, отели).

• Заказ сувенирной продукции и корпоративных подарков.

• Контроль чистоты в офисе, взаимодействие с клининговой службой.

• Сканирование, копирование и отправка документов клиентам.

Работа с дебиторской задолженностью (~20% времени):

• Ежедневные плановые прозвонки клиентской базы. Ваша задача — деликатно, но настойчиво напомнить о сроках оплаты и выяснить причины задержек.

• Работа в CRM-системе Битрикс24: фиксация итогов звонка, согласование дат платежей, ведение комментариев.

• Взаимодействие с документами клиентов по оплате.

• Формирование простой отчетности по результатам обзвонов (количество контактов, обещанные оплаты).

Наши ожидания от кандидата

Hard skills:

• Уверенный пользователь ПК: Excel (таблицы), электронная почта, навыки работы с CRM (желательно Битрикс24, но научим).

• Грамотная устная и письменная речь (деловая переписка без ошибок).

• Обязательный опыт работы Office-менеджером от 1,5 лет (закупки, документы, курьеры).

• Обязательный опыт совершения исходящих обзвонов клиентам (не входящий колл-центр!) от 1 года.

Soft skills:

• Проактивность: Вы видите, что заканчивается бумага, и заказываете её сами, не дожидаясь просьбы.

• Самоменеджмент: Умеете планировать свой день и выполнять задачи без постоянного контроля руководителя.

• Эмоциональная устойчивость: Умеете сохранять спокойствие даже после нескольких отказов клиентов.

• Тактичность и настойчивость: Умеете вежливо, но твердо напоминать о долгах, сохраняя хорошие отношения с клиентом.

Условия работы

• Стабильность: Работа в компании с устойчивым финансовым положением и планами роста.

• График: 5/2 с 09:00 до 18:00 (офис).

• Оформление: официальное

• Испытательный срок: 3 месяца.

• Оклад: Фиксированная часть до 100 000 руб. на руки.

• Премии: Дополнительный ежемесячный бонус за результат по взысканию дебиторской задолженности (после испытательного срока).

Оставляйте отклик, если

• Вам нравится офисный формат работы.

• Вы не боитесь разговаривать с клиентами.

• Вас привлекает разнообразная работа, где нет места рутине и скуке.

1. Отсмотр резюме + анализ ответов на короткий пул вопросов (сразу после отклика мы отправим Вам несколько вопросов, будем благодарны за внимательность)

2. Короткое интервью с рекрутером (дату и время назначим с Вами в личном диалоге)

3. Собеседование с руководителем

4. Проверка рекомендаций

5. Оффер

Важно: мы внимательно смотрим на заполнение анкеты и выполнение тестового задания.