Офис-менеджер с функционалом ассистента

О компании:

Мэзон Лаффитт - французская компания, учредители которой редкие эксперты в области французских прикладных искусств и декоративных материалов. Мы помогаем дизайнерам интерьеров, архитекторам и частным заказчикам воплощать в жизнь уникальные идеи, такие как купола, витражи, двери или лестницы. К нам обращаются клиенты, которые хотят чего-то необычного, но не знают, кто это может сделать.

Возможные обязанности:
1. Логистика, закупки и работа с поставщиками
• Организация перевозок: заказ транспорта для грузоперевозок по городу и межгород, координация работы курьерских служб и грузчиков.
• Закупки: заказ канцелярских товаров, хозяйственных нужд для офиса, а также строительных материалов (по запросу инженера).
• Работа с поставщиками: поиск, анализ рынка, сравнение условий и выбор оптимальных подрядчиков и поставщиков.
2. Администрирование офиса и документооборот
• Документы и отчетность: подготовка презентаций и договоров, ведение отчетности, сбор, систематизация и хранение документов.
• Делопроизводство: работа с офисной корреспонденцией (копирование, сканирование, брошюровка, отправка и получение писем/посылок).
• Контроль за офисом: обеспечение чистоты, порядка и уюта в рабочих (взаимодействие с клинингом или самостоятельный контроль).
• Работа с информацией: поиск, структурирование и анализ больших объемов информации, работа с каталогами и справочниками.
3. Гостеприимство и сопровождение встреч
• Прием посетителей: встреча гостей, оформление пропусков, навигация по офису, создание комфортной атмосферы.
• Организация переговоров: сопровождение руководства и гостей во время деловых встреч (сервировка, подача напитков, чай/кофе, фрукты и угощения).
4. Помощь руководителю
• Личные поручения: оперативное и качественное выполнение личных и разовых поручений руководителя.

Что важно для нас:

• Готовность работать полный рабочий день (8 часов) с 10:00 - 19:00
• Умение быстро ориентироваться в задачах и расставлять приоритеты
• Доброжелательность, эмпатия, высокий эмоциональный интеллект
• Ответственность и внимательность к деталям
• Желание помогать и поддерживать команду
• Грамотная устная и письменная речь. Знание французского и английского языка - является преимуществом.

Условия работы:

• Надежность и гарантии: полное соблюдение ТК РФ и официальное оформление с первого рабочего дня.
• Удобный график: работа 5/2.
• Формат работы: уверенное и продуктивное сотрудничество в офисе компании.
• Участие в международных проектах, выставках.
• Офисный комфорт: современное рабочее пространство.