Помощник руководителя

Вакансия открыта в АО "НИИАА" им. В.С. Семенихина

Обязанности:

- организация ведения документооборота по направлению деятельности руководителя (получение корреспонденции в канцелярии (ДСП), в РСО (документы, содержащие гостайну), распечатка из системы документооборота, регистрация, получение и ввод резолюции руководителя в систему документооборота, контроль исполнения резолюций;

-организация, контроль и корректировка работы делопроизводителей, подчиненных руководителю самостоятельных структурных подразделений (СПП);

- доведение до руководителей (делопроизводителей), подчиненных руководителю СПП оперативных поручений и указаний руководителя;

- организация (оповещение и сбор участников, подготовка необходимых документов, ведение протокола) проведений служебных совещаний;

- подготовка, по поручению руководителя, служебных записок, писем, проектов приказов;

- осуществление контроля исполнения поручений; принятие мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;

- обеспечение оформления пропусков на территорию Общества и учет приема посетителей руководителем;

- составление и актуализация графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий, в том числе, согласование даты и времени участия руководителя в совещаниях, назначенных ГД-1 Общества;

- организация мероприятий, направленных на обеспечение командировок руководителя, в том числе, покупка билетов, аренда гостиницы, транспорта, составление и согласование авансовых отчетов по итогам командировки;

- обеспечение работоспособности оргтехники, получение канцелярских принадлежностей;

- выполнение разовых поручений руководителя в пределах своих компетенций;

- обеспечение сохранности (учет, хранение) документов, принятых в работу;

- соблюдение требований режима защиты гостайны;

- соблюдение требований режима конфиденциальности информации.

Требования:

- опыт ведения делопроизводства и документации;

- знание русского языка (проверка документов в части орфографии, пунктуации, логики и структуры документов);

- знание оргтехники и офисных программ (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook);

- деловой этикет;

- пунктуальность и безупречный тайм-менеджмент; навыки планирования; навыки конфиденциальности;

- готовность к оформлению 2 формы допуска;

- личные качества: стрессоустойчивость, коммуникабельность, проактивность.

Условия:

- работа в крупной, стабильной компании ;

- оформление в соответствии с ТК РФ;

- своевременная выплата заработной платы (2 раза в месяц на банковскую карту);

- график работы: 5/2 (9.00-18.00, пт. до 16.45)