Ассистент по административной и деловой поддержке

Обязанности: 1. Административное обеспечение офиса

Обеспечение повседневного функционирования офиса: прием звонков, встреча гостей (включая сотрудников из Китая), бронирование переговорных, контроль за наличием канцелярии и расходных материалов;

• Поддержание порядка в офисе, координация взаимодействия с местными подрядчиками (уборка, IT-поддержка, доставка воды и пр.);
• Прием и отправка корреспонденции и посылок, ведение журнала важных документов с фиксацией даты отправки/получения;
• Оказание помощи китайским сотрудникам в подготовке документов для регистрации, виз и других административных процедур в РФ (включая перевод и связь с уполномоченными организациями).
• 2.Деловая коммуникация между Россией и Китаем

Выступать в роли основного канала связи между московским офисом и головным офисом в Китае: точно передавать информацию по электронной почте, телефону, составлять протоколы совещаний;

• Взаимодействовать на китайском языке с китайскими поставщиками (логистика, полиграфия, IT-оборудование и др.) — уточнять заказы, отслеживать поставки, сверять счета;
• Поддерживать связь с китайской командой по вопросам внешнеэкономической деятельности: передавать контракты, транспортные документы, обратную связь от клиентов;
• При необходимости представлять компанию при работе с российскими подрядчиками (курьерские службы, типографии, площадки для мероприятий) и оформлять краткие резюме на китайском языке для руководства.
• 3.Работа с документацией на китайском языке

Подготовка, проверка и оформление деловых документов на китайском языке: письма, уведомления, протоколы встреч, пояснительные записки, приложения к договорам;

• Систематизация и архивирование проектной документации на китайском, русском и английском языках — создание четкой структуры электронных и бумажных папок (по клиентам/проектам/датам);
• Сканирование, копирование, переплет важных документов, подготовка официальных досье с оглавлением (для аудита, таможни, юридических целей);
• Перевод ключевых русскоязычных документов (договоры, счета, уведомления) на китайский язык в виде кратких и точных аннотаций для руководства; либо перевод инструкций с китайского на русский для исполнения на месте.
• 4.Дополнительные задачи

Доставка важных документов (оригиналы договоров, доверенности, образцы продукции) по Москве — с обязательным подтверждением получения (фото/подпись);

• Участие в организации внутренних встреч, приёмов клиентов или корпоративных мероприятий (бронирование площадок, подготовка материалов, техническая поддержка);
• Выполнение иных разумных поручений от руководства.
• Требования:
• Высшее образование (предпочтительно);
• Свободное владение русским языком на уровне рабочего общения : уверенные навыки устной и письменной речи, способность работать с деловой перепиской;
• Китайский язык — родной, грамотная устная и письменная речь;
• Базовые знания английского языка — преимуществом;
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Внимательность, пунктуальность, высокая степень ответственности и конфиденциальности;
• Навыки межкультурной коммуникации, понимание китайской деловой культуры;
• Вежливость, умение представить компанию перед внешними партнёрами
• знание Москвы — преимуществом (не обязательно).
• Будет плюсом:
• Опыт работы в китайских компаниях, фирмах, занимающихся российско-китайской торговлей, юридических конторах или международных организациях;
• Опыт обучения в Китае
• Базовое понимание внешнеэкономической деятельности, структуры контрактов или юридической документации.