Специалист АХО / Офис-менеджер

Основные задачи и функции будущего сотрудника:

• Ведение делопроизводства: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, подписание/согласование документов у руководителя и т.д.;
• Приём и координация звонков в офисе Компании;
• Организация приёма и обслуживания гостей, партнёров, клиентов Компании;
• Решение вопросов по обеспечению безопасности работы офиса; контроль за техническим оснащением офиса, за исправностью и безопасностью компьютерного и сетевого оборудования офиса; контроль за правильной эксплуатацией оргтехники, её ремонтом;
• Участие в решении вопросов по организации рабочих мест для сотрудников Компании; обеспечение помещения офисной мебелью, офисным оборудованием (поиск, заказ, доставка, сборка, ремонт и т.д.); контроль за рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе (картриджи, тонеры и т.д.), за их хранением и распределением; участие в переезде офиса;
• Контроль деятельности организаций-партнёров, предоставляющих услуги Компании (оформление заявок на оплату счетов, закрывающие финансовые документы, уборка помещения, снабжение водой, IT-поддержка, такси, мобильная связь, услуги нотариуса и прочее);
• Осуществление сопровождения договоров, касающихся административно-хозяйственной сферы Компании (оформление, согласование, подписание, пролонгация, контроль исполнения, расторжение);
• Контроль за чистотой и порядком в офисе Компании; обеспечение офиса необходимыми продуктами (чай, кофе, вода) и предметами ежедневного обихода (салфетки, одноразовая посуда и прочее);
• Работа с курьерскими службами;
• Организация совещаний;
• Взаимодействие со СМИ: все этапы согласования заявок от СМИ; присутствие в процессе проведения съёмки или интервью;
• Подготовка выступления руководителей на мероприятиях различного уровня.

Требования:

• Высшее образование;
• Умение работать в режиме многозадачности; умение анализировать информацию, искать информацию в интернет ресурсах;
• Навыки командной работы;
• Организаторские способности; умение находить пути решения рабочих проблем;
• Навыки планирования и организации,
• Навыки работы с офисной техникой (принтеры, МФУ);
• Знание китайского языка будет преимуществом.

Условия работы:

• график работы 5/2 с 09.00 до 18.00.