Операционный менеджер

Операционный менеджер

BASINN Hotel Development занимается разработкой гостиничных проектов по всей России. Мы разрабатываем мастер-планы, продуктовые концепции, финансовые модели. Количество проектов растёт. Вместе с ним растёт количество процессов, подрядчиков, документов, встреч и других процессов.

Нам нужен человек, который будет работать над этими процесами, поддерживая эффективную среду для работы команды.

Это не позиция секретаря или офис-менеджера.

Задачи

1. Организация проектной работы

Главная задача обеспечить порядок и прозрачность в каждом проекте.

• сопровождать проекты на всех этапах работы;

• контролировать выполнение задач, сроки и договорённости;

• фиксировать результаты встреч и созвонов;

• помогать руководителю и команде координировать работу между всеми участниками проекта;

• поддерживать структуру проектов в Битрикс24;

• следить за порядком в проектных папках, документах и рабочих материалах;

• архивировать завершённые проекты;

• организовывать командировки сотрудников и сопровождать оформление командировочных расходов.

2. Документооборот и работа с подрядчиками

Работа и контроль за документами, оплатами и взаимодействием с подрядчиками.

• сопровождение документооборота по проектам совместно с бухгалтерией;

• подготовка технических заданий, актов, приложений и других проектных документов;

• контроль подписания документов;

• ведение реестров договоров, оплат, обязательств и статусов;

• сбор и проверка комплектов документов по подрядчикам;

• контроль получения счетов, актов и других необходимых материалов;

• согласование и подписание договоров с новыми подрядчиками.

3. Работа с CRM и внутренними сервисами

• поддерживать актуальность данных в Битрикс24;

• контролировать корректность карточек проектов, задач и статусов;

• формировать рабочие отчёты, реестры и сводные таблицы;

• отслеживать повторяющиеся ошибки в процессах;

• внедрять и автоматизировать процессы по средствам Б24;

• контроль за оплатой сервисов и инструментов которые использует команда;

• предлагать решения, которые помогут сделать работу команды проще и эффективнее.

4. Систематизация и развитие внутренних процессов

• анализировать текущие процессы и выявлять узкие места;

• описывать повторяющиеся процессы в виде понятных регламентов;

• создавать инструкции, чек-листы и шаблоны;

• участвовать во внедрении единых стандартов работы;

• предлагать идеи, которые позволят сократить ручную работу, количество ошибок и потерю информации.

5. Поддержка команды

• помощь в поиске подрядчиков;

• адаптация новых подрядчиков в команде;

• организация выдачи доступов и подключение новых участников команды;

• решение текущих организационных вопросов.

Требования:

• опыт работы операционным менеджером, координатором проектов или бизнес-ассистентом;

• опыт работы с Битрикс24

• базовое понимание финансовых таблиц, оплат и договорных обязательств;

• уверенное использование AI-инструментов в ежедневной работе;

• умение самостоятельно организовывать свою работу, а не ждать постоянных указаний;

• грамотная устная и письменная речь;

• умеет доводить задачи до результата;