Офис-менеджер

Федеральная сеть независимых центров рентгенодиагностики «Пикассо». Мы работаем со стоматологами, ЛОР-врачами и челюстно-лицевыми хирургами. Современное оборудование, отлаженные процессы и уважение к каждому сотруднику. Ищем внимательного и ответственного коллегу, который хочет работать в современной диагностике.

Обязанности:

1. Документооборот и работа с оргтехникой

• Работа на ресепшен: встреча гостей (чай/кофе), сканирование, копирование, прошивка документов.
• Печать документов для отделов кадров, снабжения и ИТ.
• Подготовка документов по запросу ИТ (доверенности, письма) и оформление доверенностей на получение ТМЦ (для отделов снабжения и стройки).
• Почтовая логистика: распределение входящей почты, подготовка исходящей, организация курьерских отправлений (Почта России, Флиппост, ~50 отправлений в месяц для ЦО МСК и регионов).
• Оформление и прошивка книг жалоб и предложений для ДЦ.
• Помощь со справками для налогового вычета (печать/скан), заказ печатей.

2. Работа со счетами и взаимодействие с бухгалтерией

• Ведение реестра счетов в Google Таблицах (секретариат, АХО), внесение данных для согласования
• Передача счетов в оплату:
• Консолидация счетов и служебных записок для ИД Мск, контроль подписания и передача инициаторам.
• Запрос недостающих документов у поставщиков и сотрудников для бухгалтерии Мск, выполнение иных поручений.

3. Организация командировок

• Полное сопровождение деловых поездок сотрудников (построение маршрута, покупка и оплата билетов/отелей (в т.ч. запрос счетов по б/н), запрос закрывающих документов, контроль поездок и внесение данных в отчетные таблицы.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Контроль порядка на кухне и в переговорных комнатах.
• Заказ общих хозяйственных расходников (салфетки, туалетная бумага, чай, сахар и т.п.) для 2-го и 3-го этажей.
• Ежемесячный (и по необходимости) заказ канцтоваров и оборудования для закрепленного этажа.
• Ежедневный заказ воды в ДЦ, организация периодической чистки и ремонта кулеров.

5. Пропускной режим

• Ежедневный заказ пропусков для гостей согласно таблице переговорных на портале завода.
• Оформление заявок на постоянные пропуска (в т.ч. на личные автомобили сотрудников), мониторинг списков на портале
• Выдача пропусков на выезд, ведение отчетности по ним, оформление заявок на мелкие ремонты на портале завода.

Требования:

• С высоким уровнем самостоятельности, умеющего расставлять приоритеты, распределять свое время и работать без внешнего контроля.
• Уверенного пользователя ПК.
• Активного, коммуникабельного

Условия:

• Официальное трудоустройство, оплачиваемый отпуск и больничный.

• Дружный коллектив, наставники и поддержка в любой ситуации.

• Бесплатная диагностика для вас и ваших близких.

• График 5/2 с 9:00 до 17:00.