- Подготовка отчётности в Excel. Внесение данных из документов в реестр, сверка на дубли и расхождения. Подготовка регулярных отчётов: доля возвращённых оригиналов, просроченные статусы, проблемные контрагенты, динамика по маршрутам;
- Работа с электронными системами данных. Регистрация и отслеживание документов в системах электронного документооборота (ЭДО) и корпоративных учётных решениях;
- Работа с бумажными документами: проверка, формирование комплектов для клиента, архивация. Проверка входящих оригиналов на комплектность и юридическую корректность (наличие подписей, печатей, обязательных реквизитов). Формирование готовых комплектов документов под запрос клиента или смежного подразделения (бухгалтерия, юр. отдел, претензионная группа). Приём, регистрация, подшивка и нумерация документов, формирование дел по номенклатуре, составление описей, контроль условий и сроков хранения;
- Коммуникация с подрядчиками по вопросам предоставления документов. Ведение переписки и телефонных переговоров для своевременного получения оригиналов и недостающих документов. Формирование и отправка запросов, контроль сроков, проактивные напоминания, фиксация статусов и причин задержек. Согласование способов передачи (курьер, почта, ЭДО), работа с описью вложений и трек номерами для подтверждения доставки;
- Организация электронного архива и быстрый поиск. Загрузка сканов и электронных файлов, соблюдение единых правил именования, поддержание структуры папок. Оперативное предоставление электронных копий по срочным запросам, обеспечение версионности и долговременной сохранности (в т. ч. в форматах PDF/A);
- Взаимодействие со смежными подразделениями. Обработка запросов на предоставление документов для проверок, аудитов и претензионной работы, подготовка комплектов. Согласование сроков и форматов передачи данных с бухгалтерией, юридическим отделом и логистикой.
- опыт работы в делопроизводстве от 1 года;
-
знание правил делопроизводства и документооборота;
- уверенное владение офисными программами (MS Office);
- опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) и CRM‑системами;
- грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки;
-
исполнительность и ответственность;
-
способность строго следовать инструкциям и регламентам.
- Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
- Конкурентный уровень дохода, по результатам собеседования;
- Интересные задачи в условиях сложного рынка и пространство для профессиональной реализации;
- Работа в сильной, амбициозной команде профессионалов.
Похожие вакансии
Имеете опыт в CRM-маркетинге от 2-х лет. - Отлично разбираетесь в одной или нескольких CDP — Mindbox/Alcraft/Infotech (сценарии...
Хорошие технические знания телекоммуникационных и ИТ услуг будут преимуществом. Успешный опыт работы с аналогичными должностными обязанностями в B2B...
Умение и готовность работать с большим объёмом информации. Мы готовы рассматривать кандидатов без опыта работы, но с большим желанием учиться.
Высшее образование. Опыт работы в диджитал-рекламе от 4 лет. Опыт работы на стороне клиента или в рекламном агентстве.
Образование Высшее/Среднее специальное профильное (экономическое или финансовое). Знание офисных программ: MS Word, MS Excel, MS Outlook. Аккуратность, настойчивость, инициативность...