Специалист по документообороту

Мы в поиске опытного специалиста по документообороту, который не только возьмет на себя текущие задачи, но и настроит процессы и даст рекомендации, проявляя прокатившую позицию.

Предстоящие задачи:

• Полное документальное сопровождение проекта на всех этапах реализации.
• Подготовка, оформление и согласование проектной документации, включая договоры, дополнительные соглашения, письма, акты, заявки, отчеты и иные документы, необходимые для реализации проекта.
• Контроль сроков подготовки, согласования, подписания и передачи документов между внутренними подразделениями компании, контрагентами и партнерами.
• Взаимодействие с юридическим, финансовым, бухгалтерским, коммерческим, проектным и иными подразделениями по вопросам оформления и движения документов.
• Контроль полноты пакета документов по каждому контрагенту и этапу проекта.
• Сопровождение процесса согласования договорных документов в 1С Документооборот.
• Подготовка и направление документов контрагентам, контроль получения подписанных экземпляров и закрывающих документов.
• Контроль своевременного предоставления первичных бухгалтерских документов и передача их в бухгалтерию.
• Участие в рабочих встречах по проекту в части фиксации решений, статусов по документам и дальнейших шагов.
• Контроль соответствия фактически оформленных документов утвержденным условиям проекта, бюджету, графику и договоренностям с контрагентами.
• Ведение реестра договоров, счетов, актов, заявок на оплату и иных документов по проекту, обеспечение актуальности, прозрачности и доступности информации по статусам согласования, подписания, оплаты и закрытия обязательств для участников проектной команды.
• Выполнение иных поручений руководителя проекта, связанных с документальным сопровождением и административной поддержкой проекта.

• Опыт работы менеджером по документообороту, координатором проектов, администратором проектов или специалистом по договорной работе от 3 лет.
• Практический опыт полного документального сопровождения проектов: договоры, дополнительные соглашения, акты, счета, письма, заявки, отчеты, закрывающие документы.
• Знание основ договорной работы и первичной бухгалтерской документации.
• Опыт сопровождения согласования договоров и документов в 1С:Документооборот .
• Понимание процессов документооборота между юридической службой, бухгалтерией, финансовым блоком, закупками и проектными командами.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); опыт ведения реестров и таблиц контроля.
• Опыт работы с большим объемом документов без потери качества и сроков.
• Грамотная письменная речь и навыки деловой переписки.
• Высокая внимательность к деталям, ответственность и аккуратность при работе с документами.

• Оформление согласно договору ГПХ.
• Компенсация налогового вычета.
• График работы - 5/2 по 8 часов.
• После испытательного срока возможен гибридный формат (по договоренности с руководителем).