Head of Administration / Executive Assistant

Мы - международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented", и уже на протяжении 10 лет подбираем самых классных ассистентов нашим клиентам! И Вы можете найти работу мечты вместе с нами.

Ищем Head of Administration / Executive Assistant для руководителя Международной технологической компании, создающей продукты на стыке: искусственного интеллекта, количественных финансов, цифровых активов, финансовой инфраструктуры.

Корпоративное администрирование

• Сопровождение международных юридических лиц (ОАЭ, Гонконг, BVI, Cayman и др.).
• Контроль корпоративных процедур, отчетности и ведение документации.
• Регистрация новых компаний и сопровождение действующих.

Финансы и взаимодействие с подрядчиками

• Работа с банками, платежными провайдерами, прохождение KYC/KYB.
• Открытие банковских счетов, контроль платежей, инвойсов и операционных расходов.
• Координация работы бухгалтеров, юридических консультантов и других подрядчиков.

Корпоративная отчетность

• Координация подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Контроль корпоративных и налоговых дедлайнов.
• Организация своевременного документооборота с внешними консультантами.

HR-координация

• Подготовка Job Description и сопровождение полного цикла подбора персонала.
• Организация интервью, подготовки офферов, онбординга и офбординга.
• Ведение кадровой документации и административных HR-процессов.

Развитие и автоматизация

• Поиск новых подрядчиков, сервисов и решений для бизнеса.
• Анализ коммерческих предложений и реализация операционных проектов.
• Использование AI-инструментов (ChatGPT и др.) для автоматизации рабочих процессов.

Поддержка Founder (около 10%)

• Ведение календаря и организация встреч.
• Контроль поручений и дедлайнов.
• Организация деловых поездок и решение административных вопросов руководителя.
• Операционная поддержка по текущим бизнес-задачам.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Релевантный опыт: от 3 лет в роли Operations Manager / Head of Administration / Executive Assistant / Business Operations / Chief of Staff / Executive Support;
• Опыт в международных компаниях или стартапах;
• Иностранный язык: английский, B2-C1 (важно свободно участвовать в рабочих звонках, переписке и коммуникации с иностранными подрядчиками);
• Программы и знания: Google Workspace; Notion; ChatGPT и AI-инструменты; Excel / Google Sheets; корпоративные сервисы документооборота;

УСЛОВИЯ:

• Заработная плата 3000-4000 $ на руки (Оплата в крипто валюте); Оформление: Договор с иностранной компанией;
• Формат работы: гибрид (3 дня в офисе, 2 удаленно)
• График работы: 5/2, полный день, с 10.00 до 19.00; Командировки: не предусмотрены.

ЭТАПЫ:

1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;

2) собеседование с Head of Administration;

3) собеседование с Founder .