Специалист по документообороту

Мы более 15 лет на рынке поставок сложного оборудования для авиационной отрасли, построили стабильный бизнес, не зависящий от политических и экономических изменений, и продолжаем расти даже в условиях санкционного давления. Для обеспечения прозрачности и бесперебойности коммерческого документооборота мы ищем Специалиста по документообороту (делопроизводителя), который возьмёт на себя полный цикл движения документов по закупкам, поставкам и оплатам оборудования — от первичной регистрации до архива.

Ваша роль:
Вам предстоит стать связующим звеном между коммерческим отделом, финансами, бухгалтерией и юристами. Ваша задача — не просто регистрировать документы, а выстроить прозрачную систему, в которой договоры не теряются, платежи проходят вовремя, а коллеги в любой момент могут найти актуальную версию спецификации или счёта. Вы будете отвечать за жизненный цикл каждого документа, обеспечивая контроль сроков, подписание оригиналов и корректное хранение.

Чем предстоит заниматься:

• Подготовка и согласование документов. Формировать и контролировать полный пакет документов для задач в 1С:Документооборот и последующего согласования: договоры, дополнительные соглашения, спецификации, заказы, счета, УПД, исходящая документация. Самостоятельно составлять и рассчитывать спецификации к договорам.
• Сопровождение внешнеэкономической деятельности. Работать с документацией в рамках ВЭД: применять и понимать условия поставки Инкотермс (EXW, FCA, FOB, CIF, DDP и др.), сопровождать импортные сделки и взаимодействовать с контрагентами по оформлению внешнеторговых документов.
• Учёт и контроль в 1С. Вести регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивать полный учёт и хранение всех документов в 1С:Документооборот. Контролировать сроки действия и исполнения документов, своевременность подписания и наличие оригиналов. Организовывать бесперебойное движение документов без задержек на этапах согласования.
• Взаимодействие со смежными подразделениями. Оперативно решать вопросы по документам и платежам с финансами, бухгалтерией, юристами и другими подразделениями. Быть точкой опоры для коллег в вопросах оформления и прохождения документации.

Мы ждём от вас:

Опыт работы:
Опыт работы специалистом по документообороту или делопроизводителем от 2 лет. Приветствуется опыт в сфере ВЭД, закупок или продаж оборудования.

Профессиональные знания и навыки:

• Знание основ Инкотермс и понимание логики внешнеэкономических сделок.
• Уверенное владение 1С:Документооборот 3.0 (настройка маршрутов согласования как преимущество).
• Опыт работы с Контур.Диадок и системами электронного документооборота.
• Знание первичной бухгалтерской документации и принципов взаимодействия с бухгалтерией.
• Понимание делопроизводства и архивного дела.
• Английский язык (чтение спецификаций, инвойсов и переписки).
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook).

Личные качества:

Предельная внимательность к деталям, аккуратность, организованность и ответственность. Усидчивость, умение работать с большими объёмами информации и соблюдать сроки. Стрессоустойчивость и коммуникабельность — для комфортного взаимодействия с коллегами из разных отделов.

• Достойный пакет: конкурентная заработная плата до 150 000 рублей (на руки).
• Офис, в который хочется ходить. В офисе есть все, что нужно для комфортной работы: удобные рабочие зоны, уютные места для отдыха, кофепойнты для спокойных перерывов. Расположение в самом центре Москвы, ст. м. Цветной бульвар. График работы с 8:00 до 17:00 или 9:00 до 18:00.
• Расширенная медицинская страховка: ДМС со стоматологией, телемедицина, возможность получения психотерапии у сертифицированных специалистов в удобном формате (очно/онлайн). Возможность подключения членов семьи к ДМС.

ВАЖНО: Пожалуйста, в сопроводительном письме коротко ответьте на несколько вопросов. Резюме без сопроводительного не будут рассмотрены.

1. Опишите ваш опыт работы с программой 1С:Документооборот?

2. Работали ли вы с внешнеэкономической документацией? Какие документы ВЭД вы сопровождали?

3. Каков ваш уровень английского языка?