Координатор корпоративного документооборота и офисных процессов

Компания ООО «МТ Машинери», занимающаяся поставками и сервисным обслуживанием металлообрабатывающего оборудования приглашает в команду системного и внимательного специалиста, который возьмет на себя ведение и контроль документооборота и обеспечит бесперебойную работу офиса.

Ключевая цель должности: Обеспечение бесперебойного документооборота по договорам поставки оборудования, преддоговорной документационной работе и комплексная административная поддержка работы подразделений компании.

Чем предстоит заниматься:

Блок 1. Договорной документооборот (Основной функционал):

• Формирование документов, контроль и сопровождение документооборота по договорам поставки оборудования (взаимодействие с коммерческим отделом, сервисной службой, юристом, тех. директором и руководством).
• Регистрация, учет и своевременное распределение входящей и исходящей корреспонденции (электронная почта, Почта РФ, курьерские службы) по исполнителям.
• Контроль сроков исполнения документов и получение обратной связи от контрагентов.

Блок 2. Деловая переписка и коммуникации:

• Написание и подготовка официальных писем, уведомлений и обращений к существующим и потенциальным клиентам, контрагентам, надзорным органам на основе тезисов от руководителей (Генеральный директор, Исполнительный директор, Технический директор, Юрист, Финансово-бухгалтерская служба отдел и др.), участие в подготовке ТКП для потенциальных клиентов.
• Корректное оформление документов, соблюдение конструктива при подготовке документов: чёткий, логичный и стандартизированный подход от структуры документа до мелочей оформления. Отправка подготовленной документации и контроль получения ответов.
• Прием и маршрутизация входящих телефонных звонков.

Блок 3. Логистика и складской учет:

• Взаимодействие с курьерскими службами по доставкам на склад ТМЦ.
• Приемка грузов только по количеству мест, фиксация факта получения и оперативное информирование внутренних получателей (менеджеров, координатора сервиса и др.).

Блок 4. Административная и тревел-поддержка:

• Организация командировок по утвержденным в компании регламентам в части поиска и покупки ж/д и авиабилетов, бронирования гостиниц.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, хоз. нужд).

Наши требования:

• Вашим преимуществом будет наличие среднего профессионального, либо высшего юридического или филологического образования, либо реализованный опыт в должности с аналогичным функционалом не менее 2 лет (мы считаем, это поможет сотруднику в понимании специфики договорной работы и будет способствовать умению читать сложные документы и грамотно составлять официальные письма).
• Опыт работы в делопроизводстве, документационном обеспечении или на позиции помощника руководителя/юриста-делопроизводителя от 2-х лет.
• Исключительная грамотность (устная и письменная), умение составлять структурированные официальные письма.
• Системность, внимательность к деталям, умение работать с большим объемом разнородной информации, в том числе технической направленности.
• Навыки работы с Битрикс 24 и с системами электронного документооборота будут вашим преимуществом.
• Готовность к многозадачности и переключению между интеллектуальными задачами (работа с договорами) и административными (офис, логистика).

Мы предлагаем:

• Стабильную работу в компании, занимающейся поставками металлообрабатывающего оборудования.
• Работу в комфортном, оборудованном офисе с дизайнерским ремонтом, в бизнес-центре с прекрасной транспортной доступностью. В офисе предусмотрено место для отдыха и приема пищи, вкусные чаи, кофе. В Бизнес-центре есть столовая и несколько кофеин.
• Официальное трудоустройство, график работы пн. - пт., с 9-00 до 18-00.
• Уровень заработной платы обсуждается с кандидатами после рассмотрения резюме и проведения собеседования. В компании предусмотрены годовые премии по итогам работы.
• После прохождения испытательного срока – подключение к программе ДМС (расширенная программ со стоматологией), корпоративное обучение, возмещение расходов на сотовую связь.