Офис-менеджер

Портобелло Продактс - производственная компания, где уже более 30 лет мы создаём мерч и бизнес-подарки, которые помогают брендам быть ближе к людям. Нам доверяют более 10 000 корпоративных клиентов, среди которых Сбер, Яндекс, ВКонтакте, ВкусВилл, Wildberries, МТС и многие другие.

Каждый день через нашу команду проходят десятки интересных проектов: от брендирования ежедневников и текстиля до упаковки, сувениров и корпоративных подарков.

Чтобы команда могла сосредоточиться на работе и чувствовать себя комфортно, мы ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя заботу об офисе: будет поддерживать порядок, организовывать бытовые и административные процессы, встречать гостей и оперативно решать возникающие вопросы. Нам нужен человек, который замечает детали, любит создавать уют и умеет держать всё под контролем :)

Что предстоит делать:

— Заботиться о том, чтобы в офисе было чисто, удобно и всё работало: контролировать уборку, порядок в рабочих зонах, переговорных и на кухне.

— Встречать гостей и курьеров, принимать и отправлять корреспонденцию, документы и посылки.

— Следить за запасами воды, продуктов, канцелярии и хозяйственных товаров, вовремя оформлять заказы и организовывать доставку.

— Взаимодействовать с подрядчиками и сервисными службами: клинингом, мастерами, поставщиками и курьерскими компаниями.

— Организовывать мелкий ремонт и оперативно решать бытовые вопросы: от перегоревшей лампочки до неисправной кофемашины.

— Продумывать и поддерживать удобную систему хранения документов, канцелярии, хозяйственных принадлежностей и других офисных запасов.

— Контролировать административные расходы, счета и своевременную передачу документов на оплату.

— Замечать, что можно улучшить в офисе, и предлагать решения, не дожидаясь отдельного поручения.

Что мы предлагаем:

— Официальное оформление по ТК РФ и полностью «белую» заработную плату;

— Стабильные выплаты два раза в месяц без задержек;

— Удобный офис в трёх минутах от станций метро «Баррикадная» и «Краснопресненская»;

— Поддержку руководителя и коллег, а также помощь в период адаптации;

— Заботу о здоровье: бесплатные консультации врача-терапевта со стажем более 40 лет;

— Скидки на продукцию компании: одежду, электронику, посуду, товары для дома и многое другое;

— Комфортный офис, чай, кофе и приятную атмосферу в команде;

— Корпоративные мероприятия, командные активности и регулярные неформальные встречи.

Что для нас важно:

— Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса или специалистом АХО будет преимуществом.

— Самостоятельность и ответственность: вы не просто замечаете проблему, а находите решение и доводите задачу до результата.

— Умение поддерживать порядок не только на столах, но и в процессах, документах и системах хранения.

— Способность спокойно переключаться между задачами: например, принять курьера, ответить подрядчику и не забыть закончить работу со счётом.

— Грамотная устная и письменная речь, вежливость и доброжелательность в общении с сотрудниками, гостями и партнёрами.

— Уверенное владение офисными программами. Опыт работы в 1С будет плюсом.

— Внимательность к деталям и людям: вам важно, комфортно ли сотрудникам, достаточно ли воды и продуктов, всё ли исправно и удобно организовано.

Мы ищем тёплого, заботливого и при этом структурного человека - настоящего хозяина офиса, которому не всё равно.

Если вы узнали себя в этой вакансии, расскажите в сопроводительном письме о ситуации, когда ваша внимательность к деталям помогла улучшить работу офиса, предотвратить проблему или сделать жизнь коллег удобнее.

Будем рады не формальному письму, а живому примеру из вашей практики!