Тендерный специалист/ассистент тендерного отдела

Сопровождение выигранных закупок (исполнения договора).
Подготовка и передача контрольных образцов по договору (проверка по ТЗ, фото фиксация, подготовка описи и бирок);
Заведение номенклатуры в программу (1С, КИС). Внесение договора в базу.
Размещение заказа на производство, контроль сроков исполнения.
Прием и обработка заявки на поставку. Информирование отделов для подтверждения возможности отгрузки. Коммуникация с заказчиком в рамках исполнения заявки.
Контроль просроченной дебиторской задолженности, составление таблиц по оплате, направление писем.
Контроль и обработка входящих писем, взаимодействие с заказчиком, документооборот.
Ведение учета и составление отчетности.
Контроль остатков товара.
Подготовка образцов к передаче в рамках закупки.
Выполнение задач руководителя отдела. Контроль сроков исполнения работы, обязательное выполнение задачи полностью.

Желательно обладать опытом и знаниями для выполнения следующих функций:
Подготовка полного пакета документов для подачи заявки с учетом особенностей каждого способа закупки, подготовка образцов. (Комплектование требующегося пакета документов, оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям). При подготовке документации к закупке другим сотрудником обязательный контроль и проверка документов.

Контроль сроков. (Подача заявки, внесение обеспечения, подписание контракта и т.д.).

Работа на электронных площадках в том числе, но не ограничиваясь: Единая электронная торговая площадка (ЕЭТП) - roseltorg.ru, Национальная электронная площадка - etp-ets.ru, Общероссийская Система Электронной Торговли - zakazrf.ru, РТС-тендер - rts-tender.ru, Сбербанк-АСТ- sberbank-ast.ru, Всероссийская универсальная торговая площадка «Российский аукционный дом» - lot-online.ru, ТЭК-Торг - tektorg.ru, ЭТП ГПБ, Секция "Государственные закупки" - etpgpb.ru, Специализированная ЭТП для проведения закрытых торгов АСТ ГОЗ - astgoz.ru, CISLINK // ЭТП, Bidzaar.com. Регистрация в ЕИС/аккредитацию на торговых площадках, подача запросов на разъяснение положений документации, запросы на получение документации, подача/отзыв заявки на участие, отслеживать изменения в документации, подписание договора, контракта на площадке, обеспечение наличия денежных средств необходимых для участия в закупке, вывод денежные средств с площадки, запросы бухгалтерской документации и т.д.

Взаимодействие с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части документации.

Регулярный мониторинг тендерных процедур, специализированных сайтов, торговых площадок, рассылки-уведомлений, поступающих на электронную почту организации, на наличие объявленных закупок и предварительный анализ целесообразности участия.

Анализ тендерной документации. (Требования к участнику, размер обеспечения, наличие аккредитации на площадке, где проводится закупка т.д. Анализ технической части заявок.

Консультации по вопросам участия в тендерных процедурах.

Ведение переговоров и переписки с организаторами закупки.

Заключение договоров, контрактов. Сопровождение исполнения договора, отслеживание сроков и объемов поставки, обработка заявки, документооборот и т.д. Контроль просроченной дебиторской задолженности, составление таблиц по оплате, направление писем.

При необходимости оформление банковской гарантии.

Оформление по ТК. 5/2