Секретарь руководителя / помощник департамента

Обязанности:

• Подготовка и ведение деловой переписки с сотрудниками Компании по поручению руководителя, подготовка официальных обращений, организация рабочих встреч, регистрация и обработка корреспонденции, ведение бумажного и электронного документооборота, оформление командировок Руководителя.

• Сбор материалов и информации, необходимых Руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.

• Планирование рабочего дня Руководителя встречи, прием и пр.). Ведение календаря, организация встреч; Заказ, оформление, бронирование пропусков.

• Осуществление технического обеспечения деятельности Руководителя (оформление командировок и т.д.).

• Ведение делопроизводства, обработка корреспонденции, поступающей на имя Руководителя, в соответствии с принятым в Обществе порядком (работа в системе КАСУД).

• Запуск протоколов, исходящих писем, служебных записок, контроль исполнения и закрытие поручений, выгрузка отчетов о выполнении поручений.

• Исполнение прямых поручений Руководителя в рамках функциональных обязанностей.

• Организация деловых встреч, переговоров. При необходимости участие во встречах, ведение протоколов.

• Отслеживание сроков выполнения работниками поручений Руководителя, взятых на контроль.

• Согласование по поручению Руководителя отдельных вопросов с работниками структурных подразделений Компании, доведение до них указания и распоряжения Руководителя, контролирует исполнение указаний и распоряжений.

• Бронирование переговорных и пр.

Требования:

• Опыт работы от 3 лет.

• Опыт организации и проведения рабочих встреч на любом уровне.

• Опыт ведения ЭДО, составление писем, служебных записок, протоколов.

• Знание основ делопроизводства и документооборота, методов современного офисного администрирования.

• Опыт организации командировок, заказ гостиниц, трансфер.

• Уверенный пользователь Excel, Power Point.

Условия:

• Достойный уровень заработной платы, премия по итогам года.
• Полное соблюдение ТК РФ (оформление, оплата больничных, отпусков и пр.).
• ДМС, стоматология в лучших клиниках города.
• Местоположение рабочего места: г. Москва, Москва-Сити.
• Рабочий день: с 9:00 до 18:00, пятница с 09:00-16:45. Комбинированный режим работы (офис / из дома).
• Наставничество и обучение опытными сотрудниками.