Senior Business Assistant / Operations в проектный офис AdTech компании

AstraLab - аккредитованная российская AdTech-платформа, 8 лет на рынке, 140 человек в команде. Специализируются на BrandFormance-рекламе: собственная технология In-Image встраивает рекламу прямо в фото и видео с помощью AI и computer vision - первые в России с таким решением.
Охват: 90%+ Рунета, присутствуют в 10+ странах. Среди клиентов: Audi, Pepsi, Nestle, P&G, Red Bull, Schwarzkopf; работают с GroupM, BBDO, Publicis Groupe.

Юлия - директор проектного офиса AstraLab, отвечает за весь back-office: операционку, HR-команду, административку, систему синхронизации внутри компании. В её подчинении несколько направлений, она напрямую взаимодействует с CEO Иваном Парышевым и четырьмя директорами компании.

Сейчас мы ищем старшего операционного бизнес ассистента в проектный офис: человека с системным мышлением, который возьмёт операционный ритм компании, умеет работать с C-level без постоянного контроля и освободит Юлю для стратегических задач. Ты будешь работать со всеми четырьмя директорами и их лидами и видеть весь бизнесовый цикл компании изнутри - от разработки до сервиса. Задачи будут приходить от Юли и напрямую от CEO.

Распределение задач: 100% бизнес-задачи.
.
.

Какие будут задачи:

• Операционный ритм и коммуникация: поддерживать систему OKR, управленческие дашборды и метрики; вести календарь регулярных встреч и готовить материалы к ним - стратегические сессии, квартальное планирование, еженедельные статусы директоров с CEO, ретро; проверять качество данных от директоров и фиксировать решения.
• Управление внутренними проектами: вести проекты полным циклом - декомпозиция, участники, сроки, риски, Definition of Done; координировать кросс-функциональные команды; держать статусы актуальными, эскалировать при отклонениях.
• Системность и change management: анализировать данные, выявлять узкие места и приходить с готовым решением; проектировать новые процессы, готовить регламенты и шаблоны, внедрять вместе с командами; сопровождать организационные изменения от плана до полного внедрения - готовить план коммуникаций, поддерживать команды в период трансформации.
  .
  .

Тебе будет комфортно работать, если ты:

• Имеешь общий опыт с аналогичными задачами 5-7 лет, из которых минимум 1 год - в тесной операционной связке с директорами функций: COO, Chief of Staff или PMO-директором (не обязательно CEO).
• Уже строил операционные процессы, а не только поддерживал существующие. Есть опыт внедрения системы с нуля в IT-компании, digital-агентстве или стартапе численностью от 100 человек.
• Держишь несколько проектов параллельно без потери качества: сам расставляешь приоритеты, напоминаешь, уточняешь, не ждёшь пинка. Понимаешь, как устроена координация на нескольких уровнях одновременно.
• Видишь, когда что-то идёт не так, и приходишь с решением, а не с вопросом «что делать?».
• Не теряешься перед сильными руководителями: можешь аргументированно отстоять точку зрения.
• Уверенно работаешь с AI и digital-инструментами и автоматизируешь свою рутину.
• Владеешь английским на уровне A2-B1: достаточно для работы с digital/AI-инструментами, ресёрча и базовой международной коммуникации.
  .
  .

Условия и бонусы работы:

• Зарплата: от 250 - 270 000 руб. на руки; обсуждается в зависимости от опыта.
• Оформление: трудовой договор с первого рабочего дня. Испытательный срок - 3 месяца.
• График: полный день, 10:00 - 19:00 по Москве. Без переработок и звонков в нерабочее время - это часть культуры компании.
• Формат: гибрид, офис в Москве 2-3 раза в неделю, так как здесь важно живое взаимодействие с командой.
• Адрес офиса: г. Москва, Столешников пер 10с3.
• Отпуск: по ТК РФ, в удобные тебе даты.
• Праздники: по ТК РФ.
• Бонусы: ДМС, оплата релевантного обучения и полезных инструментов для работы.
• Перспективы: лидирование новых проектов/ продуктов; возможность перехода в другие управленческие роли внутри компании.
• Поддержка на старте: рядом будет директор проектного офиса - поможет разобраться в процессах и людях.

Больше наших вакансий в профиле компании.