Управляющий учебным сервисом в международную детскую IT-школу KIBERone

Мы — международная детская офлайн-школа полноценного цифрового образования. Учим детей программированию, созданию игр, сайтов, приложений и другим самым современным IT-направлениям.

Наша задача — не просто провести очередной кружок, а дать ребенку полноценное цифровое образование: качественно, с большим количеством практики, в атмосфере интереса, заботы, поддержки и удовольствия от обучения.

Сейчас мы ищем Управляющего учебным сервисом — ключевого сотрудника учебного отдела, который будет отвечать за действующих учеников, родителей, качество сервиса и работу локаций.

Это вакансия не для человека, который хочет только вести таблицы или отвечать на сообщения. Нам нужен взрослый, самостоятельный и заботливый менеджер, который умеет организовывать людей, спокойно решать сложные вопросы и доводить задачи до результата.

Главная цель должности

Сделать так, чтобы:

• дети с удовольствием продолжали обучение;
• родители понимали ценность программы и чувствовали внимание школы;
• сотрудники выполняли свои обязанности качественно и вовремя;
• на локациях был порядок;
• проблемы не замалчивались, а решались;
• руководитель получал готовую и достоверную картину работы учебного отдела.

Чем предстоит заниматься

Работа с родителями и учениками

• контролировать все основные коммуникации с родителями действующих учеников;
• отвечать на организационные вопросы и помогать семьям решать возникающие сложности;
• выявлять недовольство до того, как оно превратится в отказ от обучения;
• работать с рисками отвалов, заморозками и возвратом учеников;
• разбирать сложные ситуации с родителями и находить конструктивные решения;
• контролировать пропуски и своевременное назначение отработок;
• понимать особенности детей, которым стало скучно, сложно или некомфортно;
• проводить опросы и CustDev-интервью с родителями;
• собирать обратную связь и предлагать улучшения.

Управление работой локаций

• курировать работу учебных локаций;
• контролировать готовность локаций к занятиям;
• управлять Ассистентами-Администраторами — дежурными руководителями смен;
• принимать и проверять отчеты по прошедшим сменам;
• контролировать порядок, внешний вид, безопасность и атмосферу;
• следить за тем, чтобы проблемы на локациях фиксировались и устранялись;
• в период формирования команды самостоятельно выполнять функцию руководителя смены на наиболее загруженных локациях;
• обучать и выращивать будущих Ассистентов-Администраторов из сильных ассистентов.

Работа с сотрудниками учебного отдела

• контролировать исполнительскую дисциплину тьюторов, ассистентов;
• следить за соблюдением стандартов общения с детьми и родителями;
• контролировать своевременность отчетов и заполнения CRM;
• давать сотрудникам понятную обратную связь;
• участвовать в адаптации новых сотрудников;
• помогать формировать стабильную и доброжелательную команду;
• своевременно выявлять слабую работу, безответственность и профессиональное выгорание;
• передавать вопросы методического качества ответственному старшему тьютору или руководителю.

CRM, оплаты и управленческая отчетность

• контролировать актуальность CRM и рабочих таблиц;
• иметь достоверную информацию по каждому действующему ученику;
• контролировать оплаты и задолженности;
• организовывать своевременную рассылку платежных ссылок;
• вести статистику действующих учеников, заморозок и отвалов;
• готовить руководителю отчеты по работе учебного отдела;
• анализировать причины ухода учеников;
• контролировать выполнение задач по родителям и локациям;
• формировать не просто таблицы, а понятные управленческие выводы.

Как будет устроена работа

Управляющий учебным сервисом подчиняется непосредственно руководителю школы.

В его подчинении будут:

• Ассистенты-Администраторы — руководители смен на локациях, главные помощники;
• Тьюторы;
• в дальнейшем планируется появление отдельного координатора для технических и табличных задач.

Управляющий не обязан самостоятельно делать работу всех сотрудников. Его задача — организовать, проконтролировать и добиться результата.

Вы точно справитесь, если

• умеете спокойно и уверенно общаться с разными людьми;
• не боитесь сложных родителей и конфликтных ситуаций;
• любите детей, но умеете устанавливать границы и правила;
• способны требовать выполнения обязанностей без грубости и давления;
• доводите задачи до результата и не ждете постоянных напоминаний;
• умеете одновременно видеть людей, процессы и цифры;
• внимательно работаете с информацией;
• обладаете грамотной устной и письменной речью;
• умеете признавать проблему и искать решение, а не виноватого;
• не теряетесь при высокой нагрузке;
• готовы присутствовать на локациях в наиболее загруженные дни;
• умеете работать в CRM, таблицах и мессенджерах либо быстро обучаетесь.

Большим преимуществом будет

• опыт управления детским центром, школой, студией или другим сервисным бизнесом;
• опыт работы старшим администратором или управляющим;
• опыт в клиентском сервисе;
• опыт работы с детьми и родителями;
• педагогический или психологический опыт;
• опыт руководства небольшой командой;
• опыт удержания клиентов и работы с претензиями;
• опыт построения или улучшения рабочих процессов.

Опыт программирования не требуется. Важно понимать ценность современного цифрового образования и быть готовым погрузиться в программу школы.

Кому эта вакансия не подойдет

• тем, кто боится звонить родителям;
• тем, кто предпочитает замалчивать проблемы;
• тем, кому тяжело требовать результат с сотрудников;
• тем, кто выполняет только точно поставленные задачи и не замечает происходящее вокруг;
• тем, кто при высокой нагрузке перестает отвечать и доводить дела до конца;
• тем, кто считает, что забота — это всегда соглашаться;
• тем, кто не готов работать в выходные дни, когда проходят основные занятия.

Что мы предлагаем

• ключевую роль в развивающейся детской IT-школе;
• реальное влияние на качество обучения и развитие компании;
• обучение и передачу опыта от действующего сотрудника;
• готовые регламенты, стандарты и формы отчетности;
• понятную структуру ответственности;
• поддержку руководителя на этапе входа в должность;
• гибридный формат: работа на локациях в дни занятий и удаленно в остальные дни;
• стабильные выплаты два раза в месяц;
• обучение, вебинары и повышение квалификации;
• развитие в сфере детского образования, клиентского сервиса и управления;
• возможность расти.

Основная нагрузка на локациях приходится на субботу и воскресенье. Поэтому готовность работать в выходные является обязательным условием. Выходные сотрудника устанавливаются в будние дни.

Размер дохода обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата и выполнения KPI. Структура дохода включает фиксированную часть и премию за результаты учебного отдела.

Как проходит отбор

1. Изучение отклика и сопроводительного письма.
2. Короткое первичное интервью.
3. Практическое задание на коммуникацию и организацию работы.
4. Основное собеседование.
5. Оплачиваемый пробный период или стажировка.
6. Передача дел от действующего сотрудника.

Как откликнуться

В сопроводительном письме ответьте на три вопроса:

1. Почему вам интересна работа именно в детской IT-школе?
2. Какой у вас есть опыт общения с детьми, родителями или сложными клиентами?
3. Приведите пример ситуации, когда вам пришлось самостоятельно организовать людей и довести сложную задачу до результата.

Также начните сопроводительное письмо со слов:

«Хочу отвечать за результат»

Так мы поймем, что вы внимательно прочитали вакансию.