Офис-менеджер со знанием английского языка

О компании

ETX — международная консалтинговая компания, которая специализируется на инвестиционном консультировании для состоятельных частных клиентов (HNWI) по всей Европе. Наши продукты — стратегии роста, альтернативные активы и управляемые портфели.

Мы активно растем, и сейчас в нашей московской команде открывается позиция Офис-менеджера. Это не просто «хозяйственная» должность. Это человек, который создает комфортную и продуктивную среду для работы команды профессионалов, а также помогает иностранным сотрудникам адаптироваться в России.

Чем предстоит заниматься

Организация жизни офиса:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка офисных принадлежностей, расходных материалов, воды и т.д. (еженедельно + по запросу)
• Организация пропусков для новых сотрудников и посетителей офиса
• Контроль за дисциплиной в офисе, включая сбор телефонов сотрудников в соответствии с политикой компании
• Ведение учета офисных расходов

Поддержка сотрудников и мероприятий:

• Ведение учета дней рождения сотрудников, организация поздравлений на гендерные праздники (23 февраля, 8 марта и др.)
• Помощь в планировании и организации выездных мероприятий, корпоративов и тимбилдингов
• Взаимодействие с HR-менеджером и бухгалтерией по административным вопросам

Работа с иностранными сотрудниками:

• Поиск и аренда жилья для иностранных специалистов (можно привлекать агентов)
• Бронирование авиабилетов и организация трансферов
• Помощь в оформлении сим-карт и банковских карт для иностранных сотрудников
• Помощь на этапе въезда и адаптации (документооборотом занимаются кадровики, ваша задача — организовать процесс)

Коммуникация с подрядчиками:

• Взаимодействие с управляющей компанией здания и подрядчиками (клининг, техобслуживание и т.д.)
• Решение оперативных вопросов по офису

Разовые поручения руководителя:

• Заказ товаров и услуг для офиса
• Помощь в документообороте и других административных задачах

Мы предлагаем

• 🏢 Современный офис в центре Москвы (м. Баррикадная)
• ⏰ Удобный график: 5/2, с 10:00 до 19:00
• 💰 Конкурентная заработная плата по результатам собеседования
• 📚 С первого дня оплачиваемое обучение и онбординг — мы введём вас в курс дел и покажем все процессы
• 🚀 Разнообразные задачи — работа не будет скучной, каждый день разный
• 🤝 Дружный коллектив и поддержка со стороны руководства
• 🎉 Участие в корпоративной жизни компании — вы будете одним из организаторов

Мы ищем того, кто

• Имеет опыт работы в администрировании, офис-менеджменте или схожей сфере (от 1 года)
• Ответственный, организованный и внимательный к деталям
• Умеет работать с людьми и находить общий язык с разными людьми (от топ-менеджеров до иностранных специалистов)
• Обладает навыками ведения переговоров с подрядчиками
• Владеет английским языком на уровне Intermediate и выше — для общения с иностранными сотрудниками
• Умеет работать в режиме многозадачности и быстро решать оперативные вопросы
• Знание Excel / Google Sheets для ведения учета расходов

Будет преимуществом:

• Опыт работы с иностранными сотрудниками (релокация, оформление, сопровождение)
• Опыт организации мероприятий и корпоративов

Этапы отбора

1. Интервью с HR - знакомство, обсуждение опыта и мотивации​​​​​
2. Интервью с руководителем - оценка навыков администрирования и коммуникации
3. Оффер успешному кандидату