Менеджер делопроизводитель

В части документального сопровождения отгрузок и взаимодействия со складом в задачи входит полный цикл формирования отгрузочных пакетов. Менеджер принимает заявки от коммерческого отдела, проверяет корректность реквизитов грузополучателя и фактического адреса поставки. На основе полученных данных в учетной системе формируются счет-фактура, универсальный передаточный документ и товарно-транспортная накладная. Параллельно собирается разрешительная документация: действующие декларации о соответствии и сертификаты качества. Критически важным этапом является сверка номеров партий в паспорте качества, декларации и на складских этикетках, а также контроль сроков годности и актуальности сертификатов на конкретную номенклатуру. Перед передачей документов на склад формируется два комплекта: оригиналы вкладываются непосредственно в груз для получателя, а заверенные копии передаются водителю или перевозчику для предъявления контролирующим органам. Передача на склад осуществляется строго по реестру с обязательной отметкой кладовщика о приеме бумаг.

В сфере офисного делопроизводства и договорной работы обязанности охватывают регистрацию всех входящих и исходящих документов в установленном порядке. Каждому договору присваивается уникальный номер с внесением в журнал регистрации в день подписания. После получения подписей обеих сторон договоры сканируются в цветном формате и систематизируются в электронном архиве по папкам контрагентов. При отправке оригиналов договоров по Почте России или курьерской службой менеджер заполняет опись вложения, фиксирует трек-номера и отслеживает статус доставки до момента получения адресатом. Входящая корреспонденция обрабатывается в день поступления с проставлением штампа и регистрацией в электронном журнале для последующей передачи ответственному лицу под роспись. При подготовке исходящих писем и коммерческих предложений проверяется наличие виз руководителя, а документы объемом более двух листов обязательно сшиваются и нумеруются.

Дополнительной, но не менее важной функцией является участие в первичном подборе персонала и отслеживании откликов на открытые вакансии. Ежедневно, утром и вечером, проводится мониторинг резюме на профильных площадках и в корпоративной почте. Резюме проходят первичный скрининг по ключевым параметрам: стабильность трудовой биографии, релевантность опыта, владение необходимыми программами и общая грамотность оформления. По результатам оценки заполняется карта первичного скоринга, после чего наиболее подходящие кандидаты передаются руководителю подразделения или HR-директору с рекомендацией к приглашению на собеседование. Важно соблюдать сроки обратной связи – каждый отклик получает ответ в течение 24 часов.

Помимо оперативных задач, менеджер ведет системный контроль за сроками действия сертификатов и деклараций, проводя сверку актуальности разрешительных документов дважды в месяц для предотвращения просрочек. Также в зоне ответственности находится регулярный мониторинг статуса всех отправленных почтовых отправлений и своевременное уведомление коллег о фактах вручения корреспонденции адресатам. Все этапы работы фиксируются в единой таблице контроля с отметками о выполнении и текущем статусе каждой задачи.