Секретарь Генерального директора

Обязанности:

- Организовывать и обеспечивать Тайм-менеджмент Генерального директора Общества (подготовка расписания встреч, деловых поездок, поддержание деловых контактов);

- Осуществлять прием и перераспределение телефонных звонков Общества;

- Организационно - технически обеспечивать работу Генерального директора Общества (организация рабочего места, ведение отчетности- авансовый отчет);

- По указанию руководителя Общества доводить его распоряжения, резолюции до руководителей подразделений и/или сотрудников Общества (по необходимостиконтроль исполнения задач);

- Организовывать совещания и переговоры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестки дня, при необходимости составление протоколов совещаний);

- Работать с входящей документацией, поступившей по электронной почте и курьерским сообщением;

- Работать с исходящей документацией – форматирование, корректировка писем, справок, выписок, передача на подпись, сканирование в электронный вид и прикрепление электронного образа в Систему электронного документооборота (1С);

- Работать с внутренней документацией- регистрация/оформление в Систему электронного документооборота (1С): Служебные записки, докладные записки, Доверенности, Приказы, Распоряжения, поручения, протоколы совещаний;

- Взаимодействовать с курьерскими службами по вопросам организации разных видов доставки рабочей документации;

- Подготавливать аналитические и справочные материалы, презентации- для планерок, совещаний, отчетов Общества;

- Оперативно взаимодействовать с АО «Зарубежнефть» по вопросам, касающимся Генерального директора Общества;

- Выполнять отдельные служебные поручения руководства.

- Принимать участие в разработке номенклатуры дел организации.

- Производить формирование дел. Выполнять контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Определять срок хранения.

- Составлять внутренние описи дел для особо ценных документов.

- Работа в 1С. Документооборот, ЭДО Диадок, Microsoft Word, Excel, PowerPoint.

Требования:

- высшее образование;

- опыт аналогичной работы не менее 3-х лет;

- обязательное знание систем электронного документооборота;

- знание и исполнение офисного этикета

- исполнительность, неконфликтность, внимательность;

- умение работать в режиме многозадачности;

Условия:

- территориально - метро Китай-город;

- достойная заработная плата;

- расширенный социальный пакет;

- ДМС после испытательного срока, компенсация фитнеса, корпоративные программы заботы о сотрудниках